Gemeenten staan voor een steeds grotere opgave. De hoeveelheid data groeit, het aantal koppelingen neemt toe en de verwachtingen rondom datagedreven werken stijgen. Tegelijk krimpt de capaciteit om alles te overzien en bij te houden.
Gemeente Wijk bij Duurstede herkent dit. Als kleine gemeente met beperkte capaciteit merkte ze dat het steeds moeilijker werd om grip te houden op haar datastromen. Welke applicaties vroegen welke gegevens op? En welke data kwam er uiteindelijk in Makelaarsuite terecht?
De techniek werd beheerd, maar het overzicht op de data ontbrak. Tot er iets zichtbaar werd in het zaaksysteem dat niet klopte.
Het probleem begon niet met een grote storing. Het werd zichtbaar in de data.
Ineens stonden er in het zaaksysteem bedrijven uit heel Nederland. De aanleiding? Een bedrijf met een vestiging in Wijk bij Duurstede werd niet op de juiste manier opgevraagd. Daardoor kwam niet alleen de relevante vestiging mee, maar een hele reeks bedrijfsgegevens. Gegevens die vervolgens ook in Makelaarsuite belandden.
Casper van Koppenhagen, Projectleider Informatievoorziening‘Je werkte met foute data, overtollige data, een niet kloppend beeld. Systemen ontvingen onjuiste of te veel gegevens. Het lastige is dat je daar in eerste instantie weinig van merkt.’
Technisch werkte alles zoals het moest. Gegevens werden opgehaald en doorgegeven. Maar inhoudelijk kwam er veel meer data binnen dan nodig was.
Dat is precies de valkuil. Technisch beheer zorgt dat systemen beschikbaar zijn en berichten worden verstuurd. Maar of die berichten de juiste inhoud bevatten of de gegevens die door de systemen stromen betrouwbaar, actueel en volledig zijn, dat is een andere vraag.
Die vervuiling verstoort processen, kost tijd bij herstel en vergroot het risico dat besluiten worden genomen op basis van onjuiste informatie. En gemeenten moeten steeds beter kunnen aantonen welke gegevens zij verwerken en waarom. Onbetrouwbare data is dan niet alleen een operationeel probleem, het wordt een bestuurlijk risico.
Voor een kleine gemeente is dit extra kwetsbaar. Er is simpelweg niet genoeg capaciteit om continu de kwaliteit van gegevens te bewaken of grote opschoonacties uit te voeren. De bestaande beheerpartij hield de techniek draaiende, maar datakwaliteit viel buiten het mandaat. Niemand keek actief of de informatie in de systemen klopte.
Tegelijk nam de complexiteit toe. Het aantal koppelingen groeide, nieuwe systemen kwamen erbij en de druk vanuit regelgeving steeg. Voor Wijk bij Duurstede was duidelijk: de huidige situatie was niet houdbaar.
Wijk bij Duurstede concludeerde dat technisch beheer alleen niet langer voldoende was. Er was behoefte aan een partner die verder kijkt dan het beschikbaar houden van systemen. Iemand die actief meekijkt naar de kwaliteit van informatie, meedenkt over beheerprocessen en de functioneel beheerders ondersteunt in hun dagelijkse werk.
Daarom koos de gemeente voor iBeheer van PinkRoccade. Samen met een vast aanspreekpunt wordt niet alleen gekeken of systemen draaien, maar of de informatie die erdoorheen stroomt betrouwbaar, actueel en bruikbaar is.
Casper van Koppenhagen, Projectleider Informatievoorziening‘Beheer gaat voor mij over eigenaarschap van de applicatie en met de juiste kennis en kunde de gebruiker ondersteunen en ontzorgen in de dagelijkse werkzaamheden.’
De samenwerking laat direct resultaat zien. De opschoning van de KvK-gegevens, een tijdrovende klus die intern weken had gekost, werd efficiënt uitgevoerd én voorzien van een werkwijze die herhaling voorkomt. Niet eenmalig opschonen, maar structureel borgen.
Functioneel beheerders besteden sindsdien merkbaar minder tijd aan terugkerende beheertaken. Die ruimte gebruiken ze nu wat er echt toe doet: de kwaliteit van de informatie bewaken, gebruikers ondersteunen en processen verbeteren.
Het resultaat is niet alleen schonere data. Het is een gemeente die beter kan uitleggen welke gegevens zijn verwerkt, waarom, en of die kloppen. Dat is geen technische winst. Dat is bestuurlijke regie.
Wijk bij Duurstede is geen uitzondering. Veel gemeenten beheren de techniek, maar hebben geen zicht op de kwaliteit van informatie die erdoorheen stroomt. De vraag is niet óf dat risico's oplevert maar wanneer je dat merkt.
iBeheer helpt gemeenten om die stap te zetten: van systemen draaiende houden naar regievoeren op wat die systemen doen.
Benieuwd wat dat voor jouw gemeente betekent? Neem dan contact op met je accountmanager of met Roxanne, Teamlead iBeheer, via roxanne.vanderzwan@pinkroccade.nl. We denken graag met je mee.
Gemeenten en andere overheidsorganisaties krijgen nieuwe taken en verantwoordelijkheden waardoor nieuwe samenwerkingen met andere gemeenten, waterschappen, veiligheidsregio's, uitvoeringsorganisaties en andere ketenpartners ontstaan.
Informatievoorziening
