Hoeveel tijd kost complexiteit die je niet meer nodig hebt je functioneel beheerder?
Acht uur per week.
Zoveel tijd besteedt gemeente De Ronde Venen naar schatting minder aan regulier beheer sinds de gemeente van twee integratieomgevingen naar één ging. Tel daar de besparing op afstemming en administratie bij op, en de impact wordt nog groter.
Niet omdat die tweede omgeving een verkeerde keuze was. De Ronde Venen werkte met Makelaarsuite on-premise van PinkRoccade. Binnen die situatie konden niet alle gewenste koppelingen via dezelfde integratieomgeving worden gerealiseerd. Een tweede omgeving was daarom technisch nodig.
Met de overstap naar de cloud verdween die noodzaak.
En daarmee ontstond een relevante vraag: hoeveel tijd en geld besteed je aan complexiteit die niet meer noodzakelijk is?
Complexiteit kondigt zich niet altijd aan als één groot probleem.
Bij De Ronde Venen zat het in allerlei terugkerende werkzaamheden: meldingen bij verschillende partijen, certificaten vervangen, afstemmen met gekoppelde partijen en het controleren van facturen en onderhoudskosten.
Geen van die werkzaamheden was op zichzelf het grote probleem.
Het was de optelsom die veel tijd kostte.
Hoe dat in de praktijk kon uitpakken, werd zichtbaar bij een koppeling tussen de begraafplaatsapplicatie en het zaaksysteem.
Bij deze koppeling waren beide integratieomgevingen betrokken. Daardoor waren meerdere partijen nodig voor afspraken en aanpassingen rond de koppeling. Uiteindelijk werd de koppeling omgelegd naar het platform van PinkRoccade.
Eén koppeling zorgde daarmee voor extra werk, extra administratie en extra kosten.
Toen De Ronde Venen overstapte van Makelaarsuite on-premise naar de cloud, verdween de technische beperking die de tweede integratieomgeving noodzakelijk maakte.
De gemeente kon daardoor opnieuw naar de inrichting kijken en koos ervoor terug te gaan naar één integratieomgeving bij PinkRoccade.
Die overgang vroeg wel om tijd en een investering.
Daar zit volgens De Ronde Venen ook een belangrijke les: breng vooraf in kaart welke koppelingen je moet aanpassen, welke partijen daarbij betrokken zijn en welke tijd en kosten dat met zich meebrengt.
Vereenvoudigen vraagt dus eerst om inzicht en inspanning.
Inmiddels is het resultaat concreet merkbaar.
Voor het reguliere beheer schat De Ronde Venen de tijdwinst op ongeveer acht uur per week. Werkzaamheden rond koppelingen, meldingen en certificaten zijn niet langer over twee omgevingen verdeeld.
“Hoeveel tijd het precies scheelt, hangt natuurlijk af van het aantal storingen. Maar gemiddeld ben ik ongeveer een dag per week minder kwijt aan beheer,” vertelt Nadia.
De tijdwinst gaat verder dan het reguliere beheer. Wanneer ook de afstemming met leveranciers en de administratie rondom projecten en contracten worden meegenomen, schat De Ronde Venen de totale tijdwinst op jaarbasis op ongeveer 50%. Vanaf 2027 verwacht de gemeente ook een structurele kostenbesparing van 40% per jaar.
Voor Senior Adviseur Automatisering Erwin Brink zit de winst niet alleen in uren en euro's.
‘Als je nu naar ons applicatielandschap kijkt, is het eenvoudiger om te zien hoe systemen met elkaar samenhangen. Dat helpt bij nieuwe projecten: je kunt sneller bepalen welke impact een verandering heeft op je landschap.’
Dat betere overzicht helpt De Ronde Venen bij de volgende stap: het applicatielandschap verder in kaart brengen en het functioneel beheer verder professionaliseren.
Daarbij betekent regie voeren niet dat de gemeente alles zelf hoeft te doen. Het betekent ook bewust kiezen welke rol je zelf wilt pakken en welke partners je dichtbij wilt hebben.
“We werken toe naar een regieorganisatie. Partnerschap is daarin heel belangrijk,” vertelt Erwin.
De winst zit daarmee niet alleen in wat De Ronde Venen minder hoeft te doen. Minder beheer en afstemming geven ook meer ruimte om de informatievoorziening te overzien en erop te sturen.
De ervaring van De Ronde Venen betekent niet dat iedere gemeente met meerdere integratieomgevingen terug moet naar één.
Wel laat de case zien waarom het relevant is om bestaande technische keuzes opnieuw te bekijken wanneer de omstandigheden veranderen.
De vraag is daarom niet hoeveel integratieomgevingen je hebt.
De relevante vraag is hoeveel tijd, geld en aandacht je gemeente besteedt aan complexiteit waarvoor de oorspronkelijke noodzaak misschien al is verdwenen.
Want regie gaat niet over alles zelf willen doen.
Het gaat over weten waar je zelf op wilt sturen en bewust kiezen wie je daarbij dichtbij wilt hebben.
Gemeenten en andere overheidsorganisaties krijgen nieuwe taken en verantwoordelijkheden waardoor nieuwe samenwerkingen met andere gemeenten, waterschappen, veiligheidsregio's, uitvoeringsorganisaties en andere ketenpartners ontstaan.
Informatievoorziening
