Een vergaderruimte in het gemeentehuis, dinsdagochtend. Op tafel ligt een grote print: de architectuurplaat. In het midden de gegevensmakelaar, daaromheen twintig applicaties. Burgerzaken, belastingen, het zaaksysteem, parkeren. Pijlen ertussen, sommige dik, sommige dun. De functioneel beheerder buigt zich over het papier. Hij kent de meeste systemen bij naam, maar zo bij elkaar heeft hij ze nog nooit gezien. Bij twee koppelingen fronst hij. „Gebruiken we dit eigenlijk nog wel?”
Martijn Seegers kent dat moment goed. Als consultant iBeheer bij PinkRoccade legt hij die plaat bij elke nieuwe klant op tafel, en met zijn collega's beheert hij de gegevensmakelaar voor tientallen gemeenten. Wat hij daar ziet, kan elke gemeente van leren. "De meeste lopen namelijk tegen dezelfde uitdagingen aan."
„Er is zelden één reden waarom een gemeente bij ons aanklopt. Meestal stapelt het zich op. Een collega van burgerzaken komt dezelfde inwoner twee keer tegen. Er gaat een aanslag naar een oud adres. En dan staat er ook nog een nieuw zaaksysteem op de planning, en niemand weet zeker welke gegevens daar straks doorheen gaan.”
Wat Martijn dan vaak ziet is dat het niet gaat om een incident: „De meeste applicaties halen hun gegevens bij de makelaar. Gaat het daar mis, dan gaat het overal mis. Je ziet het pas aan het eind van de keten: een brief aan iemand die is overleden, of Excel-lijstjes die afdelingen zelf gaan bijhouden. Als je bij wijze van spreken 500 Excels in je gemeente hebt waar persoonsdata in staat, dan heb je wel een probleem.”
Wie dan elke fout los gaat oplossen, loopt achter de feiten aan. Martijn werkt bij elke klant in dezelfde volgorde. Eerst de basis op orde: alles wat aangesloten is werkt, wordt gebruikt en haalt zijn gegevens uit de juiste bron. Dan de datakwaliteit zelf, van dubbele personen tot een ontbrekend BSN. „In de praktijk heb je al snel zo'n zeventig à tachtig onderwerpen waarop we aan de datakwaliteit werken.” En daarna blijven verbeteren, want honderd procent bestaat niet. „Er valt altijd wel iets uit.”
De meeste gemeenten zitten ergens tussen de eerste en de tweede stap. Uit de gesprekken met Martijn komen vier keuzes naar voren die het verschil maken.
„Stel, er zijn tien applicaties aangesloten. Dan zie je vaak dat er acht het afgelopen jaar berichten hebben gehad. Van de andere twee kun je met 99 procent zekerheid zeggen: die is niet meer in gebruik.” Toch blijven zulke koppelingen bij veel gemeenten staan, omdat niemand zeker weet of ze weg mogen. Ruim ze op, en wijs voor elke koppeling die blijft een eigenaar aan.
Kijk ook waar je persoonsgegevens vandaan komen. „Voor personen is de BRP de authentieke bron. Toch zie je nog makelaars waar personen uit een belastingapplicatie binnenkomen.” Haal ze uit de BRP, dan werk je met de bron die als waarheid geldt.
Hoe snel je een uitval ziet, hangt sterk af van hoe het beheer is ingericht. Doet de beheerder de makelaar erbij, naast een paar andere applicaties, dan hoort hij het vaak pas van collega’s. „Dan kun je het vergelijken met tieners thuis als de wifi niet werkt. Dan staan ze bij jou aan je bureau.”
Heeft de beheerder wel tijd om de makelaar te volgen, dan krijgt hij zelf de melding als een verzendproces uitvalt en kan hij direct ingrijpen. Zorg daarom dat de meldingen van de makelaar binnenkomen bij iemand die er tijd voor heeft, en spreek af wie in actie komt als er iets uitvalt.
Waar een gemeente ruimte heeft om zich in de makelaar te verdiepen, voert Martijn het gesprek over de koers op gelijke voet. „Wat denk jij dat goed is, wat denken wij dat goed is, wat is de stip op de horizon?” Is die ruimte er niet, dan neemt hij meer het voortouw. „Dan moeten wij zeggen: dit is waar we naartoe moeten, en deze stappen zijn reëel binnen een half jaar.”
Dat werkt, maar dan bepaalt in de praktijk de leverancier de richting. Maak daarom tijd vrij voor het gesprek over de koers, ook als je daarvoor ander werk moet uitbesteden.
Uitbesteden voelt vaak als een onderwerp van je bord schuiven. Een grote gemeente die Martijn begeleidt, deed het bewust anders. „Ze wilden de dagelijkse klusjes niet zelf doen, om tijd vrij te maken voor het aansturen van andere leveranciers.” Uitbesteden leverde daar juist meer regie op.
Ook dan blijft er een rol voor de gemeente zelf. „We doen veel voor jullie, maar we doen niet alles.” Spreek daarom vooraf af wat je zelf blijft doen: de koers bepalen, prioriteiten stellen en andere leveranciers aansturen.
Wat deze vier keuzes verbindt, is een beheerder die de ruimte krijgt om de makelaar te leren kennen, en de discipline om er blijvend aandacht aan te geven. „Je bent nooit uitgeleerd over een makelaarsuite. Maar je moet wel een globaal idee hebben wat er gebeurt.”
Daar zit ook de kwetsbaarheid. Bij veel gemeenten zit het overzicht in het hoofd van één of twee mensen. Gaat die beheerder met vakantie of vertrekt hij, dan gaat het overzicht mee.
De volgende stap is dat overzicht van de organisatie te maken. Met iConnect wordt de architectuurplaat een live beeld dat iedereen in je organisatie kan raadplegen: welke koppelingen lopen en welke niet, en waar de gegevens vandaan komen, ook bij systemen van andere leveranciers. Zo hangt regie minder af van één persoon.
Wil je weten waar je gemeente vandaag nog mee kan beginnen? Martijns advies: „Kijk een jaar terug en zet uit wat niets meer doet. Dat is het snelste resultaat dat je kunt halen.” En stel jezelf drie vragen:
Weet je de antwoorden, dan is je basis waarschijnlijk op orde. Weet je ze niet, dan weet je in elk geval waar je begint.
Wil je weten hoe andere gemeenten dit hebben aangepakt? Neem contact op met Martijn via martijn.seegers@pinkroccade.nl of 06 29 52 71 59, dan brengen we je in contact met een gemeente die al een paar stappen verder is.
‘Samen bouwen aan oplossingen die écht werken in de praktijk.’
Martijn Seegers, IT Consultant
