Gemeente Venlo bouwt aan één centrale integratielaag voor Common Ground

Binnen Gemeente Venlo groeide de behoefte aan meer samenhang in digitale dienstverlening. Verschillende applicaties beschikten over eigen formulierenmodules, koppelingen en beheerprocessen. Daardoor ontstond er een landschap met:

• Versnipperde integraties;
• Extra beheerlast;
• Groeiende afhankelijkheden tussen systemen;
• Toenemende druk op privacy en controle;
• En beperkte mogelijkheden om de dienstverlening structureel te verbeteren.

Tegelijkertijd zag de gemeente landelijke ontwikkelingen versnellen. Vanuit Common Ground, Haal Centraal en de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) groeit de noodzaak om API-standaarden te omarmen en gegevens rechtstreeks bij de bron op te halen.

Daarmee ontstond een strategische vraag die bij veel gemeenten speelt: blijf je bestaande koppelingen uitbreiden, of kies je voor een centraal integratieplatform dat klaar is voor een API-gedreven toekomst?

Gemeente Venlo koos voor iConnect als centrale integratielaag. Met onder andere de API Manager en iLogboek centraliseert de gemeente API-koppelingen, logging en gegevensuitwisseling binnen één platform.

Inmiddels draaien meerdere koppelingen via de API Manager, waaronder integraties met OPENFormulieren, Rx.Mission en Atlas. Daarmee ontstaat binnen de organisatie steeds meer één uniforme manier van koppelen en beheren.

De voordelen daarvan zijn direct merkbaar. Gegevens worden vaker real-time bij de bron opgehaald, waardoor lokale kopieën minder nodig zijn en data altijd actueel is. Daarnaast spreken applicaties steeds vaker “dezelfde taal”, wat nieuwe koppelingen eenvoudiger maakt en beheer vermindert.

Ook logging en controle zijn centraler ingericht. Via iLogboek heeft Gemeente Venlo meer inzicht in gegevensverwerkingen en doelbindingen, terwijl logging voorheen verspreid zat over verschillende taakspecifieke applicaties.

Een concreet voorbeeld van deze aanpak is OPENFormulieren.

Met OPENFormulieren werkt Gemeente Venlo aan één herkenbare en gebruiksvriendelijke ingang voor digitale dienstverlening. Inwoners hoeven minder gegevens handmatig in te vullen doordat formulieren informatie direct via API’s ophalen bij de bron (prefill). Daarnaast landen gegevens rechtstreeks in de juiste applicatie. Dat versnelt processen en vermindert handmatige verwerking.

“OPENformulieren is erg gebruiksvriendelijk. Het bevat herbruikbare componenten en je kunt formulieren delen met andere gemeenten. Dit maakt het beheer een stuk eenvoudiger.” - Wendy Thomassen, Functioneel Beheerder Online Dienstverlening.

Ook intern levert de aanpak voordelen op. Formulierenbeheer is centraler georganiseerd en krijgt meer aandacht binnen de organisatie. Daarnaast zorgde deze aanpak voor meer samenwerking en verbinding binnen de organisatie. Medewerkers stemmen vaker af over integraties en processen, waardoor kennis wordt gedeeld en verbeteringen sneller worden doorgevoerd.

Volgens Gemeente Venlo levert de centralisatie van integraties inmiddels duidelijke voordelen op:

• minder versnippering in koppelingen en beheer;
• meer grip op gegevensuitwisseling;
• actuele data rechtstreeks vanuit de bron;
• eenvoudiger nieuwe koppelingen realiseren;
• betere ondersteuning van privacy en compliance;
• sneller testen en live gaan van nieuwe integraties.

Daarnaast helpt de centrale API-aanpak de gemeente om sneller nieuwe leveranciers en toepassingen aan te sluiten. Daarmee ontstaat een flexibeler fundament voor toekomstige ontwikkelingen binnen Common Ground.

De implementatie verliep vlot. Door gebruik te maken van de API Proeftuin kon de gemeente snel stappen zetten en nieuwe koppelingen eenvoudig testen in een veilige omgeving. Ook de aansluiting op bestaande applicaties, zoals de Makelaarsuite en andere taakspecifieke applicaties, werd daardoor snel gerealiseerd. 

De samenwerking met PinkRoccade speelde hierin een belangrijke rol. Door korte lijnen en snelle afstemming kon er efficiënt worden geschakeld. “Als er iets is, hoef ik maar te bellen of mailen en wordt het snel opgepakt,” zegt Mark. 

Gemeente Venlo ziet de overstap naar API-gedreven werken niet meer als een keuze, maar als een noodzakelijke ontwikkeling waar gemeenten nu op moeten voorsorteren. De aanpak laat zien dat centralisatie van integraties verder gaat dan techniek. Het helpt gemeenten om meer grip te krijgen op gegevensuitwisseling, beheer te vereenvoudigen en sneller in te spelen op nieuwe ontwikkelingen binnen Common Ground. En de boodschap aan andere gemeenten is duidelijk: wacht niet te lang. 

“De ontwikkelingen gaan snel. Het is niet meer de vraag of je meegaat, maar wanneer. Hoe eerder je begint, hoe beter je voorbereid bent.” – Mark Wijhers.

Benieuwd hoe jouw gemeente stappen kan zetten richting API-gedreven gegevensuitwisseling en Common Ground? Neem contact op met je accountmanager of onze Product Owner Alexander via alexander.vanbalen@pinkroccade.nl. We denken graag met je mee over de mogelijkheden voor jouw organisatie.