Inmiddels werken we al weer ruim een half jaar vanuit huis. Een tijd om even terug te kijken. Voor mij ging het schakelen naar digitaal werken vrij makkelijk. Wat Ronald van Dokkum, Manager Services, in zijn blog beschreef, herkende ik. Dit licht ik toe in mijn blog.
Ook ik merkte als projectleider dat de start van nieuwe implementatieprojecten door klanten naar achteren werd verschoven. Dit begreep ik uiteraard vanuit het perspectief van de klant. De non-verbale communicatie is erg belangrijk in implementatietrajecten. Zo ook het aanvoelen van weerstand bij projectleden. En het digitaal werken bevordert dit niet. Ik vroeg mij af of dit gevoel ook aan de kant van gemeenten speelde. Ik sprak hierover met Rob de Jager van Servicepunt71. Hij is collega-projectleider aan de kant van de gemeenten uit de Leidse regio. Ik stelde hem een aantal vragen over zijn ervaringen met het digitaal werken.
“In het begin was het enorm wennen voor ons om alles digitaal te doen. We hadden zeer beperkt ervaring met programma’s zoals Microsoft Teams. En iedereen ging de vergadering in zoals ze altijd gewend waren. Met als resultaat dat de vergaderingen erg rommelig waren. Iedereen had de camera en microfoon aan en praatte door elkaar heen. Ook merkte ik aan mezelf, maar ook aan collega’s dat je ’s avonds afgebrand was. Het kostte veel energie. Je zou kunnen zeggen dat je een andere soort voorbereiding nodig hebt voor een digitale sessie, dan voor een real-life. Maar ook een andere soort energie gebruikt.”
“In het begin moesten we ervaren hoe we het beste efficiënt en effectief via Teams overlegden. We hebben een gigantische vooruitgang geboekt! Waar men voorheen van vergadering naar vergadering rende, zijn de digitale vergaderingen nu een stuk efficiënter. Ik merkt dat we ons beter voorbereiden op de meetings. Dit heeft een zeer positief effect op het vergaderen zelf. Ook zie ik grote voordelen aan hulpmiddelen zoals Teams. We gebruiken nu binnen mijn projecten verschillende kanalen voor verschillende werkgroepen met een eigen scrumboard en actielijst. Zo is het project voor iedereen inzichtelijk!”
“De voorzitter van de vergadering heeft een belangrijke en prominente rol. Dit geldt ook voor digitale vergaderingen. Hij of zij moet ervoor zorgen dat iedereen aangehaakt is en blijft. Waar je voorheen iedereen aan kon kijken en non-verbale communicatie herkende is dat digitaal vaak lastig. Zeker bij projecten met meer verandermanagement en weerstand is het van belang om dit soort dingen goed aan te voelen. Ik kies er daarom bewust voor om op bepaalde momenten nog wel naar kantoor te gaan.”
“In de huidige periode wordt het thuiswerken door veel mensen als erg lastig ervaren. Dit bevestigt de media. Het is moeilijk een goede balans te creëren tussen werk en privé. Maar we missen ook de sociale contacten op het werk. Als ik kijk naar de toekomst, denk ik dat we allemaal de intentie hebben de balans te vinden. Voor zover dat mogelijk voeren we een gebalanceerde combinatie in van thuis werken versus op kantoor werken. Ik vraag me wel af of dat in de praktijk ook zo zal blijven. Ik verwacht dat voor veel van ons, na verloop van tijd, werken op kantoor weer de gewoonte wordt. Maar een ding is zeker: Digitaal (samen-) werken heeft zich bewezen!”
Ik ben benieuwd naar jouw visie op implementatietrajecten. Deze mag je altijd met mij delen, graag zelfs! En als je vragen hebt, stel ze gerust.
‘Het hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang je het maar samen doet!’
Sanne Koot, Projectmanager
