Gemeente Waalwijk werkt met hun datateam aan een steeds breder datalandschap. De gemeente bouwt aan een eigen dataplatform in Microsoft Fabric en gebruikt daarbij iCollect als centrale plek voor data uit verschillende Pink-bronnen.
Joyce de Vries‘Het voordeel is dat de data allemaal op één plek staat. We ontsluiten onze Pink-bronnen via iCollect voor het datateam.’
Over hoe Gemeente Waalwijk iCollect in de praktijk gebruikt én samen met iNzicht verder verbetert, gingen we in gesprek met Joyce de Vries, BI-specialist bij Gemeente Waalwijk.
Binnen Gemeente Waalwijk wordt gewerkt met data uit onder andere Belastingen, Financiën en Burgerzaken. Via iCollect komt deze data op één centrale plek samen.
Dat is belangrijk binnen het bredere datalandschap van de gemeente. De gemeente bouwt namelijk een eigen dataplatform in Microsoft Fabric, waarin uiteindelijk data uit verschillende gemeentelijke bronnen samen moet komen.
Voor Pink-bronnen hoeft de gemeente niet vanuit Fabric afzonderlijke verbindingen te maken met iedere applicatie. Er wordt één technische verbinding gelegd met iCollect, waarna de verschillende datasets verder kunnen worden verwerkt binnen de Fabric omgeving.
“Voor Belastingen, Financiën en Burgerzaken hoeven we maar één technische koppeling met iCollect te leggen. Daarna kunnen we de data verder verwerken in Fabric.”
Daarmee vormt iCollect geen vervanging van het eigen dataplatform, maar juist een schakel ernaartoe.
Binnen Fabric werkt het datateam volgens het medallion-principe: data komt eerst als ruwe data binnen, wordt vervolgens opgeschoond en voorbereid en wordt daarna gemodelleerd voor gebruik in bijvoorbeeld Power BI.
Met iCollect hoeft dat proces niet voor iedere toepassing volledig vanaf het begin te worden doorlopen. Naast ruwe data uit het HDA kan Gemeente Waalwijk gebruikmaken van bestaande datamarts waarin data al is voorbereid.
Dat gebeurt bijvoorbeeld bij Financiën. Verschillende financiële dashboards draaien grotendeels op de feiten en dimensies uit de beschikbare datamarts. Wanneer specifieke informatie ontbreekt, kan gericht aanvullende data uit het HDA worden toegevoegd.
“Als de datamarts goed staan, kunnen we die rechtstreeks gebruiken. Dan hoef je al die stappen niet opnieuw te doen en ben je sneller up-and-running.”
Zo kan het datateam voortbouwen op wat binnen iCollect al beschikbaar is, in plaats van iedere databewerking opnieuw binnen de eigen omgeving uit te voeren.
De waarde van iCollect zit voor Gemeente Waalwijk niet in één toepassing. De gemeente gebruikt de data inmiddels op verschillende manieren: operationeel, tactisch en strategisch.
Toen Joyce binnen het datateam begon, bestond een groot deel van de binnenkomende vragen uit operationele informatievragen.Het team zag daarin een kans om functioneel beheerders meer mogelijkheden te geven om zelf met data aan de slag te gaan.
Zo kunnen zij veel operationele vragen zelfstandig beantwoorden. iCollect wordt daar nu al voor gebruikt.
Voor Belastingen heeft een functioneel beheerder bijvoorbeeld rechtstreeks toegang tot het HDA. Omdat de gegevens daarin dicht bij de bron blijven, worden ook eventuele kwaliteitsproblemen uit de applicatie snel zichtbaar.
“Doordat we iCollect hebben, kunnen functioneel beheerders snel en eenvoudig operationele overzichten uit de ruwe data halen. Wat fijn is, is dat in iCollect de bron écht de bron is. Als er kwaliteitsproblemen in de applicatie zitten, zie je die ook terug in het HDA.”
Functioneel beheerders kunnen zo vanuit hun eigen kennis van het domein met de data aan de slag. Wanneer een informatiebehoefte structureel terugkomt, kan het datateam vervolgens bekijken of daar bijvoorbeeld een dashboard of andere structurele oplossing voor nodig is.
Ook voor dashboards maakt Gemeente Waalwijk gebruik van iCollect-data:
Voor Inkoop is de gemeente Waalwijk bezig met het afronden van een spendanalyse, waar controles mee kunnen worden uitgevoerd.
Het dashboard wordt vrijwel volledig opgebouwd met de feiten en dimensies uit de beschikbare datamarts. Alleen voor één aanvullende kolom wordt informatie uit het HDA toegevoegd.
Daarmee kan Waalwijk voor dit dashboard grotendeels voortbouwen op de data die binnen iCollect al is voorbereid.
Ook het strategisch dashboard voor begroting en realisatie is volledig gebaseerd op iCollect-data. Hierin kunnen onder andere budgetten en gerealiseerde uitgaven worden gevolgd. Met de toevoeging van verplichtingen wil Gemeente Waalwijk uiteindelijk een completer beeld geven van de financiële positie gedurende het jaar.
De gemeente wil financiële informatie op termijn onderdeel maken van een vaste set dashboards voor afdelingshoofden, naast bijvoorbeeld dashboards voor o.a. terugbelverzoeken, formatie en bezetting, rechtmatigheid en openstaande tickets.
Juist doordat verschillende Pink-bronnen samenkomen in iCollect, kan Waalwijk data ook over domeinen heen combineren. Een concreet voorbeeld is het proces waarvoor de gemeente belastingdata combineert met BRP-data.
Waalwijk is een DIFTAR-gemeente. Dit betekent dat huishoudens afvalstoffenheffing betalen op basis van hoe vaak hun container wordt geleegd en het gewicht van het afval.
Daarom is het belangrijk om goed bij te houden welke container bij welk huishouden hoort en wijzigingen, zoals verhuizingen en overlijden, correct te verwerken. Daarvoor is informatie uit zowel de belastingdata als de BRP nodig.
“Daar gebruiken we belastingdata in combinatie met BRP-data voor. Die halen we allebei uit iCollect.”
Zo kan Gemeente Waalwijk gegevens uit verschillende bronnen binnen iCollect combineren en inzetten binnen één proces.
Hoe meer iCollect wordt gebruikt, hoe duidelijker ook wordt waar kansen liggen om data nog makkelijker beschikbaar te maken. De ervaringen van de gemeente geven iNzicht daarbij waardevolle inzichten voor de verdere ontwikkeling van iCollect.
Een concreet voorbeeld is het bepalen van de einddatum van bewoning op een adres. Deze datum wordt niet rechtstreeks bijgehouden in de ruwe BRP-data. Bij een verhuizing wordt bijvoorbeeld een nieuw adres geregistreerd met een nieuwe startdatum, zonder dat de einddatum van het vorige adres wordt vastgelegd.
Dat maakt het lastig om de bewoningssituatie op een specifieke peildatum te bepalen. Het datateam werkt daarom met uitgebreide queries om deze informatie alsnog inzichtelijk te maken.
Gemeente Waalwijk besprak met iNzicht hoe deze informatie makkelijker beschikbaar kan worden gemaakt. Een mogelijkheid is om de volledige adreshistorie, inclusief einddatums, samen te brengen in een datamart.
“Nu hebben we daar gigantische queries voor, terwijl je uiteindelijk gewoon één tabel wilt waarin die informatie goed bij elkaar staat. Als dat in een datamart beschikbaar is, zou dat enorm helpen.”
Naast meer regie over data brengt de overstap van iCollect naar de Soevereine Cloud ook verbeteringen in performance. Bij Gemeente Waalwijk merkt Joyce dat onder andere bij het werken met grote queries, die sinds de migratie sneller draaien.
“Sinds de migratie merk ik dat grote queries sneller draaien. En dat zijn echt gigantische lappen tekst.”
Sinds Joyce binnen het datateam van Gemeente Waalwijk startte, is het gebruik van iCollect steeds verder uitgebreid.
Voor het datateam van Gemeente Waalwijk levert het gebruik van iCollect verschillende voordelen op:
“We doen inmiddels echt veel mooie dingen met iCollect. In het afgelopen jaar zijn er volop nieuwe toepassingen bij gekomen. We gebruiken het voor operationele overzichten, ter ondersteuning van gemeentelijke processen én voor strategische dashboards.”
Gemeente Waalwijk blijft ondertussen verder bouwen op wat er al staat. De aansluiting met Microsoft Fabric wordt verder ontwikkeld en ook binnen de datamarts liggen kansen om data nog beter aan te laten sluiten op informatiebehoeften uit de praktijk.
Zo krijgt iCollect een steeds bredere plek binnen het datalandschap van Gemeente Waalwijk: als centrale toegang tot Pink-data, als basis voor operationeel gebruik en dashboards en als schakel naar het eigen dataplatform.
In een demo laten we zien hoe gemeenten werken met iCollect. We denken graag mee over hoe iCollect kan helpen bij het centraal ontsluiten van data, technische ontzorging en het versterken van datagedreven werken binnen jouw gemeente.
Correcte, actuele en adequate sturingsinformatie zijn van belang om ontwikkelingen in het Sociaal-, Ruimtelijk- en Economisch domein tijdig te signaleren, bij te sturen en beleid op te formuleren.
iNzicht‘Altijd iNzicht, nooit complexiteit’
Cora Schreuders, iNzicht Managing Director
