Sla brondocumenten centraal op

thema Procesoptimalisatie

App iBrondocumenten

#160

Optimaliseer het gebruiksgemak

Geef gebruikers het vertrouwen dat zij zelf de macht hebben over het proces. Creëer bijvoorbeeld overzicht, maak processen zo eenvoudig en doorzichtig mogelijk. Gemak ontstaat bijvoorbeeld door het voorinvullen van bekende gegevens; prefill. Geef daarnaast aan de gebruikers aan dat het mogelijk is om later wijzigingen door te voeren en dat fouten hersteld kunnen worden. Dit alles geeft vertrouwen en dat verlaagt de drempel voor het gebruik.

Sla brondocumenten centraal op

Indien gegevens op de persoonslijst van een persoon worden toegevoegd of gewijzigd, dan ligt daar een brondocument aan ten grondslag. Het is van groot belang dat deze brondocumenten goed bewaard blijven én snel benaderbaar zijn. Door ambtenaren van de eigen gemeente en door ambtenaren van andere gemeenten want brondocumenten verhuizen niet met de persoon mee naar een andere gemeente.

Daarom is samen met kwartiermakers iBrondocumenten ontwikkeld. Deze app verzorgt zowel de opslag als ontsluiting van brondocumenten. Daarnaast ondersteunt ze het archiveren van aanvullende documenten bij een persoon. Uiteraard ziet iBrondocumenten ook toe op de naleving van bewaringstermijnen en de bijbehorende vernietigingslijst, zie ook best practice 161.

Bij de ontwikkeling van iBrondocumenten was in het bijzonder gemeente Enschede actief betrokken. Zij gebruiken deze app sinds juli 2020 en importeerden bij de start 1,1 miljoen brondocumenten.

Toegevoegde waarde

Een tijdsbesparing van 14 minuten per aanvraag;
Eén systeem waarin brondocumenten worden opgeslagen;
Via 2 kliks binnen de burgerzakenapplicatie toegang tot alle brondocumenten binnen een zaak of van een persoon;
Geen tijd kwijt aan het beschikbaar stellen van brondocumenten van en voor andere gemeenten die iBurgerzaken gebruiken;
Mogelijkheid tot direct scannen van ondertekende brondocumenten;
Gegevens zijn inzichtelijk en wijzigingen in de BRP worden vastgelegd in een dossier;
Met de opslag van brondocumenten voldoen aan de archiefwet;
Efficiënt uitwisselen van brondocumenten tussen gemeenten.

Cijfers gemeente Enschede

65.000 nieuwe brondocumenten
Een inwoner heeft 6-10 brondocumenten
Een tijdsbesparing van 14 minuten per aanvraag

Bovenstaande aantallen en selfservicepercentages gaan over 2020

Waarom dit werkt

De gebruiksvriendelijkheid van een systeem kent een aantal aspecten, waaronder de ‘controleerbaarheid’. Dit is de mate waarin de gebruiker de baas is over het systeem of het proces, in plaats van het omgekeerde. De mate waarin fouten kunnen worden rechtgezet, of waarin een gebruiker verder kan navigeren, dragen hieraan bij. Door dit vertrouwen te geven aan de gebruiker neem je onzekerheid weg. Daarmee wordt de drempel voor het gebruik verlaagd.