Denk goed na over welke brondocumenten je digitaliseert

thema Selfservice

App iBrondocumenten

#162

Voorkom onnodig bewegen en zoeken

Alles in de buurt? Alles op zijn plek? Voorkom onnodig bewegen en zoeken. Voorkom onnodige processtappen en zorg voor overzicht. Loop bijvoorbeeld niet naar de algemene scanner op de afdeling, gebruik een scanner op je werkplek. Maak gebruik van direct printing waardoor je verschillende printers kunt aansturen vanuit de applicatie. En kies voor een procesgestuurde en zaakgerichte applicatie voor een integrale afwikkeling van een aanvraag.

Denk goed na over welke brondocumenten je digitaliseert

Gemeente Enschede was in 2020 de eerste gemeente die live ging met iBrondocumenten, en niet zomaar live: direct al met 1,1 miljoen documenten.

Marion de Boer, medewerker team Frontoffice cluster dienstverlening bij gemeente Enschede
‘Door te werken met iBrondocumenten staat vanaf nu alles in één systeem en dat bevalt ons goed. We hoeven nu niet meer in andere systemen en bestanden te gaan graven, want iBrondocumenten is volledig geïntegreerd met iBurgerzaken.’

Wijzigingen in de BRP worden automatisch in de zaak opgeslagen en toegevoegd aan iBrondocumenten. Het wordt meteen bij de PL opgeschreven dus geen extra handelingen. Wil je later een akte raadplegen (bijvoorbeeld als de burger vraagt om een huwelijksakte)? Dan is deze snel vindbaar.

Marion geeft de volgende 2 tips:

‘denk goed na over welke brondocumenten je wel digitaliseert en welke niet. Digitaliseer wat je nodig hebt want je digitaliseert om het jezelf makkelijk te maken. Zet bijvoorbeeld een streep bij een bepaald geboortejaar, waarbij je ervan uit kan gaan dat deze aktes niet meer opgevraagd gaan worden. Zorg daarnaast voor scanners van goede kwaliteit waardoor de documenten die je inscant ook van goede kwaliteit zijn.’

Waarom dit werkt

Voordat je 'dingen' digitaal gaat maken zorg je dat de verspillingen eruit gehaald zijn. Anders ga je die automatiseren. En dat helpt niet. Lean gaat over dat je dingen anders kunt doen. Het dingen efficiënter doen geeft ruimte, ook om andere dingen te doen.