De module Postmanagement is een onderdeel binnen iDocumenten waarmee het digitale postmanagement proces wordt ondersteund. De taakspecifieke schermen zijn ontworpen vanuit de achtergrond van de eindgebruiker en biedt daarmee een overzichtelijk gebruikersinterface waarbij bijvoorbeeld het werken met dubbele schermen wordt ondersteund. Met de module Postmanagement kan de post zaakgericht verwerkt worden, maar daarnaast wordt ook een generiek postafhandeling proces ondersteund.
Ingekomen post wordt gedigitaliseerd en belandt in een postvak waarin een postverdeler de digitale documenten kan koppelen aan andere postgroepen ten behoeve van een postroute. In de applicatie is het mogelijk om op een overzichtelijke manier het poststuk te zien en de basiskenmerken zoals NAW-gegevens en ontvangstdatum in te vullen. Daarbij worden gegevens automatisch aangevuld op basis van achterliggende koppelingen zodat registraties snel en eenvoudig plaatsvinden.
De applicatie is naadloos gekoppeld aan CiVision Makelaar Gegevensmagazijn om een automatische aanvulling te doen van kenmerken van de initiator van het poststuk; bijvoorbeeld op basis van BSN of vestigingsnummer van een bedrijf of organisatie (NHR). Er is een koppeling met
de Zaaktypecatalogus binnen Makelaarsuite voor het aanmaken van nieuwe zaken en het koppelen van een documenttype aan het poststuk. Tevens is er een koppeling met het Zakenmagazijn om het poststuk te koppelen aan een bestaande zaak op basis van de aanwezige zaken van de initiator.
Door bovengenoemde koppelingen wordt de kans op fouten gedurende de postregistratie geminimaliseerd en de gegevensintegriteit geborgd. Op deze manier worden registraties bij de bron gecontroleerd tegen de basisregistraties waarbij voorkomen wordt dat vervuiling in het systeem optreedt. Foutieve registraties die leiden tot een “geordende chaos” en schijnarchivering (niet toekomstbestendig) worden hiermee voorkomen. Daarbij wordt de gegevensintegriteit bij de postregistratie geborgd en hoeft er bijvoorbeeld geen postcodetabel gekoppeld en bijgehouden te worden.
Lees onderstaande artikelen of neem contact met ons op!
‘Samen met onze klanten de toekomst van het zaakgericht werken inkleuren’
Ward de Laat, Productmanager zaakgericht werken
