Zoals bij vele andere bedrijven zijn ook wij de afgelopen weken voor het eerst in 3 maanden tijd weer voorzichtig terug naar kantoor aan het gaan. Ik merkte hierbij direct hoe fijn het was om je collega’s weer écht te zien. En om bij te praten over allerlei zaken die niet met werk te maken hebben. Ik merkte hierbij ook hoeveel tijd het kost om naar je kantoorplek toe te reizen. En weer terug naar je werkplek op afstand, zelfs zonder files.
Ik ben erg snel gewend geraakt aan de efficiëntie van het werken op afstand: één afspraak op kantoor vorige week duurde, inclusief reistijd en in- en uitloop, 3 uur. Diezelfde afspraak had op afstand, inclusief in- en uitloop, 80 minuten geduurd.
Terug naar kantoor, met de lessen van het thuiswerken
Zoals op veel plekken in Nederland zijn ook wij aan het onderzoeken hoe we straks na de open-up terug naar kantoor kunnen. We willen de lessen uit het werken op afstand wel zoveel mogelijk onthouden. De manier waarop teams zijn gaan samenwerken biedt veel voordelen boven de traditionele kantoortuin. Ondanks de begrijpelijke heimwee hiernaar, is het zonde om dit op te geven.
In de afgelopen lockdown-periode hebben we geleerd onze tijd zo efficiënt mogelijk in te delen, aantoonbaar beter dan terugdenkend aan de periode hiervoor. Er is alleen méér dan de meest efficiënte manier van samenwerken. Je wilt ook uitgedaagd worden op de werkvloer. Juist in directe en spontane interactie met collega’s bij de koffiemachine leer je de collega’s kennen buiten de directe werkafspraken om. Dit gesprek legt de basis voor het onderlinge teamgevoel. Het is vaak de schijnbaar willekeurige connectie die een vertrouwensband schept.
Wat ik ook gemerkt heb de afgelopen maanden is dat het moeilijk is voor nieuwe collega’s om te aarden op hun nieuwe werkplek. Je wilt onderdeel zijn van het team dat sámen bergen verzet en uitdagingen aangaat. En dat vraagt om sociale interactie, een ad-hoc wandeling om iets te bespreken of soms letterlijk een schouderklopje.
Ook voor management biedt werken op afstand een nieuwe uitdaging: net gewend om geen controle meer uit te hoeven voeren, lopen we er nu tegenaan er niet genoeg te zijn voor ons eigen team.
Werken op afstand de nieuwe standaard? Dit betekent ook iets voor onze dienstverlening
Het wordt immers makkelijker om overdag afspraken te maken met instanties of bedrijven dan vanuit de kantoortuin. Het ophalen van je paspoort, of het naar de orthodontist brengen van je dochter vergt niet het herplannen van een complete werkdag, maar het omzetten van één afspraak.
Ook andere zaken waar we tot voor kort noodzakelijkerwijs voor bij elkaar kwamen, zijn inmiddels op afstand te doen. We hoeven in veel gevallen niet meer naar het gemeentehuis om ons paspoort op te halen en ook contracten ondertekenen kan inmiddels prima vanuit verschillende locaties.
Hybride werken als de nieuwe norm
De afgelopen lockdown-periode heeft als groot sociaal experiment aangetoond dat de voordelen van werken op afstand enorm zijn. Een teruggang naar het oude normaal is wat mij betreft niet verstandig. Het verder organiseren van een omgeving die het mogelijk maakt om op een veilige, gezonde en duurzame manier voor iedereen op afstand te kunnen werken is denk ik één van de leuke uitdagingen van de komende tijd. Al verwacht ik niet dat het kantoor op korte termijn verdwijnt. Daarvoor zijn er te veel voordelen aan het hebben van een centrale plek om bij elkaar te komen, klanten uit te nodigen en te vergaderen. Binnen het succesvol uitvoeren van projecten is werken in teams de afgelopen jaren de standaard geworden. Wat mij betreft is het ondenkbaar dat we hier vanaf stappen. Een onderzoek van Harvard Business Review toont aan dat teams die op afstand werken 80% minder communiceerden over hun taken dan teams die vanuit één locatie werken. Met andere woorden, als je team onderlinge interactie nodig heeft om hun doelstellingen te behalen, dan wil je niet dat ze constant op afstand zitten!
Rekening houdend hiernaast met de sociale verbinding die nodig is en verkregen wordt in het werken direct naast klanten en collega’s, verwacht ik dat het hybride werken de nieuwe norm zal worden. 1 of 2 kantoordagen of dagen met klantbezoek in de week; de andere dagen op afstand, wat effectiviteit en focus kan vergroten, en het gevoel van autonomie en zelfstandigheid kan versterken.
Aan de slag!
Dit betekent ook dat de constante beschikbaarheid van alle toepassingen die nodig zijn om een normale werkdag te kunnen uitvoeren versneld randvoorwaardelijk zullen zijn. De afhankelijkheid van de kantoorlocatie voor de toegang tot specifieke applicaties die alleen dáár beschikbaar zijn past niet meer in deze tijd. Dit betekent naast het verder ‘verclouden’ en ‘verSaaS-en’ ook veel voor beheerders wat betreft toegang, beveiliging, logging, autorisatie en privacy.
Hiervoor zullen we mogelijkheden moeten gaan uitdenken en introduceren. Om dit goed te faciliteren; om zo na de zomer klaar te staan om de kantoor-eerst maatschappij om te kunnen vormen naar een afstand-eerst maatschappij.
Een inspirerende zomer toegewenst!
Jasper Kooiman, Unitmanager Informatievoorziening
‘Ons vertrouwen in elkaar versterken door de juistheid van informatie te verbeteren, daar sta ik ’s morgens voor op!’
Jasper Kooiman, Business Unit Manager Informatievoorziening
