In de praktijk worden problemen meestal opgelost als ze zich voordoen. Het leanprincipe streeft naar proactiviteit. Lean is geen technisch hoogstandje, het gaat om denkpatronen op de schop nemen. Hierdoor ontstaan situaties waarin betrokkenen dezelfde taal moeten spreken om optimale toegevoegde waarde te creëren en verspillingen te elimineren. Voor een geslaagde implementatie van lean zijn betrokkenheid van management en medewerkers dan ook cruciaal.
Bij lean gaat het immers over processen én mensen. De technieken van lean zijn eigenlijk heel logisch en samenhangend. Mensen zijn binnen lean dan ook belangrijker dan tools, programma’s, apparatuur, materiaal of kapitaal. Zij hebben vaak veel talenten, ideeën en energie om een bijdrage te leveren binnen het traject.
Het zijn juist de medewerkers die de voordelen weten te benoemen binnen hun werk(omgeving). Immers, zij zijn het die dagelijks de processen uitvoeren en de klanten te woord staan. Als het management niet profiteert van dit menselijk kapitaal mist ze veel kansen op verbeteringen. Dan zal een lean traject veel minder impact hebben op de verbetering van de werkprocessen binnen de gemeente.
En neem van mij aan, gedurende het traject ervaar je vrij snel dat er veel meer mogelijk is dan vooraf gedacht. Althans als je jezelf steeds de volgende vragen durft te stellen: ‘Waarom doen we de dingen zoals we ze doen? Hoe kunnen we (burgerzaken)processen optimaliseren en standaardiseren? Hoe creëren we toegevoegde waarde? En hoe voorkomen we verspillingen?’ En ja, dat vraagt om grenzen verkennen en daar zelfs met enige regelmaat overheen gaan, verwacht en onverwachts.
Voorbeelden digitale aangifte verhuizen:
Je begrijpt, lean is niet bedoeld als individuele actie. Lean moet doorstromen naar de hele afdeling of zelfs de hele gemeente. Door allemaal te focussen op toegevoegde waarde en het elimineren van verspillingen ga je processen vereenvoudigen. Daardoor kan er meer aandacht gaan naar de essentie en gaat er minder kostbare tijd verloren. Wat betekent dat er meer aandacht zal gaan naar bijvoorbeeld kwaliteit, klanten (speciale gevallen) en medewerkers.
Om een proactieve aanpak te garanderen, spreek je bij het begin van het leantraject met elkaar af wanneer het volgende proces ‘klaar’ moet zijn. Het stellen van een deadline zet namelijk dingen in beweging. En het dwingt je steeds om jezelf ook af te vragen: ‘Wat staat me in de weg mijn reisdoel te bereiken? Welke stap moet ik als eerste zetten om daar te komen?’ Zo wordt lean een collectief gedachtengoed.
‘Klanten wil ik steeds opnieuw op een creatieve wijze verrassen.’
Sanne van der Zanden, Programmamanager
