Van postbezorger naar digitaal gemak: hoe Groningen met OPENwoningcorporatie het verschil maakt in dienstverlening

Groningen was als kwartiermaker vanaf het begin betrokken bij de ontwikkeling van OPENwoningcorporatie. Al in 2021 ontstond het idee, samen met PinkRoccade Local Government. De aanleiding? Het oude proces was omslachtig en foutgevoelig. “De inwoner fungeerde eigenlijk als postbezorger. Eerst digitaal een aanvraag doen, dan dagen wachten op het papieren uittreksel per post, en dat daarna fysiek afleveren bij de woningcorporatie. Daar ging veel tijd overheen en het risico op foutbezorging of zoekgeraakte post was groot.”

De wens om het proces te digitaliseren ontstond snel. In eerste instantie werd nog gedacht aan een QR-code op papier, maar dat loste het kernprobleem niet op. “Pas toen we de stap naar een volledig digitale koppeling maakten, vielen alle puzzelstukjes op hun plek.”

Met OPENwoningcorporatie is het proces nu volledig geautomatiseerd. Zodra een inwoner het uittreksel aanvraagt, wordt dit direct doorgestuurd naar de woningcorporatie. Ambtenaren hoeven er niets meer voor te doen. “Van de 80 aanvragen afgelopen maand hebben wij er geen één handmatig hoeven behandelen. Het komt niet meer in onze werkvoorraad terecht. Dat betekent minder administratieve druk én meer tijd voor complexere dossiers, zoals nalatenschappen.”

De reacties zijn overwegend positief. “Inwoners zijn blij dat ze niet meer hoeven te wachten of langs hoeven te komen. En woningcorporaties kunnen sneller schakelen. Zeker bij spoedsituaties (wanneer iemand de volgende dag al zijn nieuwe woning in kan) is dit een enorme verbetering.”

Ook woningcorporaties zelf zijn tevreden. In totaal zijn er nu zes aangesloten in Groningen. Een zevende volgt binnenkort. “Er is afgesproken dat elke woningcorporatie binnen de gemeente zich kan aansluiten. Ook bij fusies of nieuwe initiatieven kunnen zij eenvoudig toetreden.”

De gemeente kijkt met tevredenheid terug op het implementatietraject. “De samenwerking met Pink was ontzettend prettig. De software stond al grotendeels, wij hoefden alleen nog gegevens van woningcorporaties in te voeren. Dit was serieus de minst arbeidsintensieve app-implementatie die we hebben gehad.”

Testen verliep vrijwel vlekkeloos. “We hebben een paar testcases gedaan, onder andere met mijzelf als fictieve woningcorporatie. Alles werkte direct zoals verwacht.”

Groningen adviseert andere gemeenten om ook gebruik te maken van OPENwoningcorporatie. “Ik deel onze ervaring actief, bijvoorbeeld via LinkedIn. Gemeenten reageren nieuwsgierig: ‘Hoe hebben jullie dat ingericht?’ Mijn antwoord is dan duidelijk: dit is veilig, efficiënt en toekomstbestendig. Iedere gemeente zou dit moeten overwegen.”