Direct naar de content
icon search white

Maak gebruik van de postkamerfunctionaliteit

computer-1185626_1920.jpg
thema icon
thema Proces optimalisatie
App iBurgerzaken
#141

Koppel met zaaksystemen

Zaakgericht werken helpt meerdere gemeenten om dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Om zaakgericht werken goed in te richten is het van belang om verder te kijken dan het zaaksysteem. Je zult ook taakspecifieke applicaties zoals iBurgerzaken mee moeten nemen in de inrichting; laat je alle vakafdelingen werken vanuit het zaaksysteem of vanuit de taakspecifieke applicatie verbind je de systemen? En hoe ga je om met de continuïteit van je dienstverlening? Ook steeds meer gemeenten maken gebruik van iBurgerzaken in combinatie met zaakgericht werken. Door een zaaksysteem of DMS te koppelen aan iBurgerzaken, wordt alles wat de gemeente in iBurgerzaken doet, archiefwaardig.

Maak gebruik van de postkamerfunctionaliteit

Een toevoeging op de koppeling van iBurgerzaken met een zaaksysteem is de twee-weg-koppeling, ook wel bekend als de postkamerfunctionaliteit. Met deze koppeling kunnen zaken door zowel iBurgerzaken als het zaaksysteem gestart worden. Zo voer je bijvoorbeeld een verhuisaangifte in het zaaksysteem op. Deze wordt dan zichtbaar in iBurgerzaken om verder af te handelen en de verhuizing daadwerkelijk in de BRP te verwerken.

iBurgerzaken is voorbereid om van elk zaaksysteem zaken te ontvangen, maar niet elk zaaksysteem kan deze functionaliteit bieden. Ondersteunt jouw zaaksysteem deze functionaliteit? Dan zet je een stap dichterbij volledig zaakgericht werken. Door de postkamerfunctionaliteit te gebruiken kan iBurgerzaken zaken ontvangen, aangemaakt in het zaaksysteem en kan bij alle zaken een notificatie geplaatst worden als in die zaak een document toegevoegd is in het zaaksysteem.

 

Tonnie van de Burgt, destijds projectleider implementatie zaaksysteem bij A2

‘Het geeft ons een integraal klantbeeld en het werkt efficiënter. Je ziet in het zaaksysteem namelijk precies wat er allemaal loopt. We hoeven nu niets meer aan te vullen, aanmaken of overzetten en dat scheelt een hoop tijd.’

 

Deel via:

Waarom het werkt

Met een juiste inrichting geeft iBurgerzaken de zaakinformatie, de zaakstatus en ook de zaakdossiers van de burgerzakenaanvraag geautomatiseerd door aan het zaaksysteem. Daardoor zijn de juiste gegevens direct beschikbaar voor anderen, zoals MijnOverheid.nl, het Klant Contact Centrum van de gemeente en de medewerkers Burgerzaken. Het geautomatiseerd uitwisselen maakt het uitvoeren van taken eenvoudiger. Bovendien neemt de kwaliteit van de dienstverlening toe doordat de kans op fouten afneemt. Gemeenten besparen door het gebruik van de koppelvlakken bovendien op uitvoeringskosten.

‘Klanten wil ik steeds opnieuw op een creatieve wijze verrassen.’

Sanne van der Zanden, Product Manager
Sanne van der Zanden (2019)