Laat oude reisdocument met rust

thema Procesoptimalisatie

App iReisdocumenten

#71

Maak niet meer dan de klant vraagt of wat nodig is

Laat weg wat geen waarde toevoegt voor de klant: dat is de kern van Lean. Het is een hulpmiddel om anders te werken. Het is een bewezen managementfilosofie die klantwaarde in processen centraal stelt. Alle activiteiten in een proces die daar niet aan bijdragen verwijder je zoveel mogelijk. Samen met degenen in je organisatie die deel uitmaken van de keten houd je het hele proces tegen het licht. Het product wordt zo beter voor alle gebruikers; burger, bedrijven en ambtenaren. Uiteraard hoef je niet de ‘officiële’ Lean-methode toe te passen, kies gerust een variant die bij je past.

Laat oude reisdocument met rust

Gemeente Ede vroeg bij de aanvraag van een reisdocument lange tijd proactief of de burger haar oude reisdocument mee terug wilde nemen. Als dat het geval was moest het oude identiteitsbewijs eerst ongeldig gemaakt worden alvorens het meegegeven kon worden. Tijdens een iService-dag werden de medewerkers zich ervan bewust dat deze stap veel tijd kost. Sinds dat moment krijgen burgers enkel op eigen verzoek hun oude reisdocument nog mee.

Henk van den Boom, voorheen afdelingsmanager Publiekszaken
‘Het aantal personen dat het reisdocument wenst te behouden is hiermee fors gedaald.’

Cijfers gemeente Ede

Selfservicepercentage 0%
431 aanvragen reisdocument

Bovenstaande aantallen en selfservicepercentages zijn – een momentopname – van september 2019.

Waarom dit werkt

Werken met Lean is goed voor je organisatie: het bevordert de interne samenwerking, kan een besparing opleveren en het creëert draagvlak. Bovendien kent in een Lean organisatie iedereen de klant en is ook voor iedereen duidelijk waar die klant mee geholpen wordt. En tenslotte is een Lean organisatie continu gebrand op verbeteringen waarbij iedere succesvolle verbetering het vliegwiel van verbetering verder aanslingert.