Koppel JCC Afspraken/Q-matic en iBurgerzaken

thema Procesoptimalisatie

App iReisdocumenten

#110

Koppel met andere systemen

De veranderende verwachtingen op het gebied van gebruiksvriendelijke en digitale dienstverlening hebben invloed op de werkzaamheden op de burgerzakenafdeling. Koppelingen en koppelvlakken tussen verschillende oplossingen zorgen voor een vereenvoudiging van de dienstverlening en verminderen de kans op fouten. Zo streef je als gemeente naar optimale klanttevredenheid. Door klanten de mogelijkheid te bieden online een afspraak te maken, geeft je ze extra keuzemogelijkheden en verbreed je jouw dienstverlening. Bovendien weet de medewerker wie er aan zijn balie staat en waarvoor.

Koppel JCC Afspraken/Q-matic en iBurgerzaken

Gemeente Heusden streeft naar optimale klanttevredenheid. Daarom maken klanten direct een afspraak voor de vervolgstappen binnen de (online) aanvraag van een reisdocument of rijbewijs.

Angelique Damen, applicatiebeheerder gemeente Heusden
‘We koppelen vanuit het online proces wat de burger doorloopt in Burgerzaken direct naar JCC Afspraken; daar kan de klant een afspraak maken op basis van beschikbaarheid. Vervolgens krijgt hij een bevestigingsmail van de aanvraag en de afspraak’

Het gevolg is dat de klantreis van onze inwoners optimaal is; zij worden er immers direct op gewezen dat ze nog naar het gemeentehuis moeten voor de handtekening, de pasfoto en eventueel de vingerafdrukken. Bovendien houd je als gemeente grip op de klantstroom aan de balies.

Cijfers gemeente Heusden

Selfservicepercentage reisdocumenten: 13%
Selfservicepercentage rijbewijzen: 21%
2.413 aanvragen reisdocumenten
5.358 aanvragen rijbewijzen

Bovenstaande aantallen en selfservicepercentages gaan over 2020.

Waarom dit werkt

Voor organisaties betekent dit effectieve klantcontacten en een betere dienstverlening: Burgers kunnen plaatsonafhankelijk, op ieder device, via het online afsprakenportaal een afspraak maken, wijzigingen of annuleren. Door op afspraak te werken zijn de afspraakagenda’s voor de balies optimaal gevuld. Bovendien is vooraf precies duidelijk wie, wanneer voor welk product of dienst komt en staan op het juiste moment de juiste medewerkers klaar. Zij hebben in één oogopslag zicht op alle relevante afspraken en dit zorgt voor rust en overzicht. Zo neemt de kwaliteit van de dienstverlening toe. Gemeenten besparen door het gebruik van koppelvlakken bovendien op uitvoeringskosten.