Direct naar de content
icon search white

Digitale aanvraag afschrift/uittreksel advocaat of notaris

pexels-sora-shimazaki-5668473.jpg
thema icon
thema Selfservice
App iVerzoek
#124

Digitale aanvraag van een afschrift BS of uittreksel BRP door notaris of advocaat

Een -onterecht- onderbelichte e-dienst binnen iBurgerzaken wat ons betreft: de digitale aanvraag van een afschrift burgerlijke stand of uittreksel BRP door notaris of advocaat. Veel gemeenten hanteren nog de werkwijze dat de advocaat of notaris per post of mail de aanvraag doet. Deze wordt beoordeeld door de gemeente en vervolgens stuur je het gevraagde product per post toe. Dit kan veel gemakkelijker door deze aanvraag digitaal te laten doen door de notaris of advocaat.

Zakelijke klant: aanvraag via eHerkenning

De advocaat of notaris kan via zijn/haar eHerkenning (zakelijke DigiD) de aanvraag doen voor een afschrift of uittreksel. Het proces gaat dan als volgt:

  • Start aanvraag, inloggen met eHerkenning
  • Invullen gevraagde gegevens 
  • Geef aan waarvoor het afschrift nodig is (bijvoorbeeld huwelijksakte)
  • Aanvraag bevestigen en betalen
  • Bevestigingsmail vanuit gemeente 

Vervolgens komt deze zaak in de nieuwe taken naar boven binnen iBurgerzaken zodat de gemeente dit verder kan oppakken/beoordelen. 

Hoe werkt dit voor de gemeente?

Omdat dit een variant is om een bestaand proces (aanvraag afschrift burgerlijke stand of uittreksel BRP voor de burger) is het niet nodig om een nieuwe procesconfiguratie aan te maken in iBurgerzaken. Je hoeft alleen het vinkje aan te zetten bij 'Digitale Aanvraag Bedrijf'. Op het gebied van privileges hoeft niets aangepast te worden. De eHerkenningsmakelaar dient wél ingericht te worden omdat we geen gebruik maken van stamtabellen. De advocaat/notaris moet daarom gemachtigd worden om deze aanvraag te kunnen doen. 

In afstemming met de afdeling communicatie (of websitebouwer) zet je de link voor deze beide aanvragen op de gemeentewebsite. Stem samen met communicatie ook het sjabloon af dat je vervolgens per mail gaat verzenden naar de advocaat of notaris.  

Communiceer: laat weten dat deze digitale mogelijkheid bestaat!

Laat weten -in dit geval aan je zakelijke klant- dat digitaal bestaat: als iets niet bekend is, dan wordt het vaak ook niet gebruikt. Misschien heb je dit in het verleden ook weleens voor uitvaartondernemers gedaan: hen laten weten dat de digitale aangifte van overlijden mogelijk is. Lees er meer over in deze best practice #35. Dit geldt natuurlijk ook voor de advocaat of notaris. Stel ze op de hoogte van het feit dat ze eenvoudig digitaal via de gemeentewebsite hun afschrift of uittreksel kunnen aanvragen. Stap 1 is hoogstwaarschijnlijk al gezet: zij beschikken vaak al over eHerkenning. Stap 2 is dan enkel nog een verandering in gedrag.

Verleid ze naar het digitale kanaal en blijf je boodschap herhalen.

Deel via:

Waarom het werkt

Als iets niet bekend is, wordt het niet gebruikt. Als iets niet gebruikt wordt, ‘bestaat’ het niet. Communicatie is nodig om ‘kennis’ over een onderwerp te verspreiden. Dus ook over de mogelijkheid tot digitale dienstverlening.

‘Mijn doel: 10 miljoen blije burgers én 250 tevreden gemeenten.’

Mat Keijers, Productmanager Burgerzaken
Mat Keijers