Hoe fijn is dat: geen zorgen over je archief en ervan uit kunnen gaan dat alles in orde is bij een audit? Tijdig kunnen vernietigen wanneer de termijnen verlopen?
Gemeente Bernheze had een enorme uitdaging op het gebied van archiveren & vernietigen met de Nieuwe Archiefwet in het vooruitzicht. Zij haalden een archiefscore van nog geen 1%.
Dankzij de inzet van de dienstverlening Samen Archiveren kregen zij inzicht en kunnen zij de applicatie iArchief op de juiste manier toepassen.
We spraken hierover met Paul Mentink, functioneel beheerder bij Gemeente Bernheze.
Bij de gemeente Bernheze is informatiebeheer decentraal belegd. Er was een tijd geen controle vanuit informatiebeheer. Er kwam een nieuwe beheerder op iArchief zonder overdracht.
In de praktijk was er geen zicht in de keten iBurgerzaken – makelaar – iArchief en waren er veel foutmeldingen in de makelaar en iArchief.
iArchief werd niet op de juiste manier gebruikt en de mogelijkheden niet benut. Aan zaken werden geen einddata en selectielijstcodes gegeven, de updates van iArchief werden niet doorgevoerd en er was weinig communicatie tussen informatiebeheer en Burgerzaken.
Hierdoor was juist archiveren en vernietigen onmogelijk.
Dat is geen fijn uitgangspunt met de Nieuwe Archiefwet in het vooruitzicht!
Met Samen Archiveren nam gemeente Bernheze 4 dagen dienstverlening af.
Deze unieke dienstverlening past zich aan de situatie aan en richt zich op de specifieke kennisvraag.
Met Samen Archiveren bereiken we samen de gestelde doelen!
Door het stellen van concrete doelen tijdens de kick-off sessie, het blijven zetten van stappen en het meten van de resultaten worden de volgende doelen bereikt:
* Het voldoen aan de huidige archiefwet en de archiefregeling
* Het voldoen aan de nieuwe archiefwet die naar verwachting 1 juli 2026 ingaat
* Het opleiden van nieuwe medewerkers
* Het verhogen van het kennisniveau van medewerkers
* Het maximaliseren van de archiefscore met als doel en belofte minimaal 99%.
De aanpak in Bernheze begon met het aanbrengen van structuur wat direct de juiste richting en sturing gaf:
* Afstemming wie doet wat, wie heeft welke rol?
* Oplossen foutmeldingen in iArchief en de makelaar
* Rechtzetten alle zaaktypen en resultaattypen
* Updaten iArchief
* Synchroniseren van alle zaken
* Toevoegen einddata en selectielijstcodes aan zaken.
De archiefscore van Gemeente Bernheze staat nu op 98%, wat in een korte tijd een bijzonder goed resultaat is. Het streven is natuurlijk 100%!
Paul, Gemeente Bernheze‘Het aanbrengen van structuur gaf ons direct vertrouwen en rust. Door deze opzet wordt je gedwongen er samen mee aan de slag te gaan.’
Met Samen Archiveren staan we dichtbij de klant
De consultants die deze dienstverlening verrichten zijn betrokken bij de gemeente. Zij weten wat er speelt, leveren waardevolle inzichten en oplossingen die aansluiten bij de behoefte van de gemeente. Zo legt Pink Proces & Services de basis voor een duurzame toekomst.
Paul, Gemeente Bernheze‘Wij hebben deze aanpak heel positief ervaren en vonden het prettig om één aanspreekpunt te hebben voor alle vragen rondom iArchief.’
Worstelt jouw gemeente ook met het archiveringsvraagstuk en lijkt het voldoen aan de Nieuwe Archiefwet nog heel ver weg?
Met onze dienstverlening Samen Archiveren gaan we er samen mee aan de slag en gaan we voor minimaal 99% archiefscore.
Momenteel hebben we een mooi aanbod in de vorm van een addendum Samen Archiveren.
Hiermee neemt de gemeente Samen Archiveren (4 dagen dienstverlening) af en krijgt de gemeente hoge kortingen wanneer 100GB uitbreiding van opslagruimte voor iArchief nodig is.
Benieuwd wat Samen Archiveren voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met Jeffrey de Wit via jeffrey.dewit@pinkroccade.nl
Om de dienstverlening te stroomlijnen moet je de processen binnen de gemeente op elkaar laten aansluiten. Hiervoor heb je enerzijds een goede samenwerking tussen de gemeente en de klant nodig en anderzijds tussen de werknemers zelf. Een zaaksysteem is hierbij een ideaal instrument om deze samenwerking vorm te geven.
Meer over onze Proces & Services oplossingen.‘Innovatie en samenwerken op basis van vertrouwen en vanuit een lange termijn perspectief. Daar kan je bij mij op rekenen!’
Colin Broers, Salesmanager Proces & Services
