Van centraal archiveren naar duurzaam domeingericht informatiebeheer

Zes jaar na de fusie bevindt de gemeente zich in een nieuwe ontwikkelfase. De traditionele afdeling DIV maakt plaats voor een team Informatiebeheer. De transitie wordt door Erwin Poppen (Informatieadviseur & Architect) en André Pettinga (Strategisch Informatieadviseur) omschreven als: “Van de kelder naar de voordeur”.
De business wordt eigenaar van informatie, processen en systemen; I&A faciliteert.

Waar worstelden ze mee?

• Data werd langdurig en ongecontroleerd opgeslagen in taakapplicaties.
• Archief- en vernietigingstermijnen werden niet toegepast.
• Het centraal starten en afronden van zaken veroorzaakte inefficiëntie.
• Er was behoefte aan eenvoud, structuur en naleving van wet- en regelgeving.
• Daarnaast zocht men aansluiting op toekomstige ontwikkelingen zoals het e-Depot.

In 4 stappen werken naar een oplossing

1. Maak de shift van centraal naar domeingericht archiveren
   Door record management “in place” te organiseren, archiveert en vernietigt de gemeente informatie direct in het betreffende domein. Dat is minder belastend voor medewerkers en sluit beter aan op hun dagelijkse processen. Deze stap vormt de basis voor een efficiënte, toegankelijke en controleerbare informatiehuishouding.
2. Begin klein en schaal stapsgewijs op
   Het Hogeland koos bewust voor een gefaseerde aanpak: eerst implementatie in het burgerzaken-domein, daarna uitbreiding naar het ruimtelijk en sociaal domein. Een gecontroleerde aanpak verlaagt risico’s, verhoogt adoptie en zorgt dat teams leren en verbeteren per stap.
3. Bereid je voor op de nieuwe Archiefwet: aansluiting op het e-Depot
   De toekomstige wet vereist dat gemeenten informatie na 10 jaar (in plaats van 20) overbrengen naar een e-Depot. Door nu domeingericht te archiveren, legt Het Hogeland de fundering voor deze transitie. Samenwerking met omliggende gemeenten, Groninger Archieven en leveranciers helpt om dit in co-creatie te realiseren.
4. Bouw aan een duurzaam partnership
   PinkRoccade en Het Hogeland werken nauw samen, zowel strategisch als operationeel. Door de combinatie van softwarekennis (Pink) en proceseigenaarschap (gemeente) ontstaat een sterk fundament voor duurzame vernieuwing. Door gezamenlijke visiesessies en kwartiermakersgroepen worden innovaties versneld en geborgd.

Samen streven we naar vernieuwing
PinkRoccade gelooft in co-creatie: softwarekennis koppelen aan proceskennis van gemeenten. De casus van Het Hogeland laat zien hoe deze samenwerking leidt tot modernisering, efficiëntere processen en een toekomstbestendige informatiehuishouding.

Door domeingericht te archiveren en al vooruit te kijken naar het e-Depot, creëert de gemeente een fundament waarmee:

• informatie duurzaam toegankelijk blijft,
• datagovernance verbetert,
• en het vertrouwen van inwoners in overheidshandelen wordt versterkt.
  
  Zo leggen we samen de basis voor een duurzame toekomst!
  
  
  

André, Gemeente Het Hogeland

‘“Archiefwaardigheid betekent meer dan documenten bewaren; het is het veiligstellen van de verhalen die onze toekomst vormgeven.”’

Gemeente Het Hogeland laat zien hoe je in stappen toewerkt naar een duurzame, duidelijke en toekomstgerichte informatiehuishouding. Een aanpak die juridisch correct, organisatorisch realistisch en technologisch toekomstbestendig is.

Wil jij ook jouw informatiehuishouding professionaliseren en klaarstomen voor de nieuwe Archiefwet en het e-Depot?
Neem contact op met PinkRoccade voor een visiegesprek of sluit aan bij de volgende kwartiermakersessies.

Neem dan contact op met Nick Mauriks via nick.mauriks@pinkroccade.nl