Koppel de A4-werkplekscan

thema Procesoptimalisatie

App iBurgerzaken

#72

Voorkom onnodig bewegen en zoeken

Alles in de buurt? Alles op zijn plek? Voorkom onnodig bewegen en zoeken. Voorkom onnodige processtappen en zorg voor overzicht. Loop bijvoorbeeld niet naar de algemene scanner op de afdeling, gebruik een scanner op je werkplek. Maak gebruik van direct printing waardoor je verschillende printers kunt aansturen vanuit de applicatie. En kies voor een procesgestuurde en zaakgerichte applicatie voor een integrale afwikkeling van een aanvraag.

Koppel de A4-werkplekscan

Gemeente Enschede heeft in september 2018 een geslaagde proof of concept (PoC) uitgevoerd met de A4-werkplekscan van ORIBI ID-Solutions. Deze scanner zorgt er inmiddels bij vele gemeenten voor dat documenten direct op de juiste plek in het dossier in iBurgerzaken terechtkomen, vanaf de werkplek van de medewerker. Ook is het mogelijk om eenvoudig meerdere documenten tegelijkertijd te scannen.

Gemeente Enschede

Rob Melenhorst, projectmanager
‘Dit is een schoolvoorbeeld hoe je techniek kunt inzetten om processen lean te maken. Wij vinden het belangrijk om overbodige stappen uit het proces te halen. En dat waren er nogal wat: lopen naar de algemene scanner, wachten bij deze scanner, medewerkers later documenten laten toevoegen om voorgaande te voorkomen, zelf de documenten op de juiste plek toevoegen…’

Waarom dit werkt

Voordat je 'dingen' digitaal gaat maken zorg je dat de verspillingen eruit gehaald zijn. Anders ga je die automatiseren. En dat helpt niet. Lean gaat over dat je dingen anders kunt doen. Het dingen efficiënter doen geeft ruimte, ook om andere dingen te doen.