Integreer eSuite (Dimpact) en iBurgerzaken

thema Procesoptimalisatie

App iBurgerzaken

#100

Koppel met zaaksystemen

Zaakgericht werken helpt meerdere gemeenten om dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Om zaakgericht werken goed in te richten is het van belang om verder te kijken dan het zaaksysteem. Je zult ook taakspecifieke applicaties zoals iBurgerzaken mee moeten nemen in de inrichting; laat je alle vakafdelingen werken vanuit het zaaksysteem of vanuit de taakspecifieke applicatie verbind je de systemen? En hoe ga je om met de continuïteit van je dienstverlening? Ook steeds meer gemeenten maken gebruik van iBurgerzaken in combinatie met zaakgericht werken. Door een zaaksysteem of DMS te koppelen aan iBurgerzaken, wordt alles wat de gemeente in iBurgerzaken doet, archiefwaardig.

Integreer eSuite (Dimpact) en iBurgerzaken

Onder regie van gemeentelijk samenwerkingsverband Dimpact hebben Atos, PinkRoccade Publiekszaken en 18 lidgemeenten jarenlang intensief samengewerkt aan de functionele integratie e-Suite en iBurgerzaken. Gemeente Coevorden was in 2017 de eerste gebruiker.

Roderik Cazemier van den Berg, ‎destijds Kwaliteitsmedewerker Burgerzaken/KCC aldaar
‘Vanaf dat moment wikkelen medewerkers burgerzakenaangiftes en -aanvragen met één systeem af. Bovendien zijn alle data over een aanvraag of aangifte nu binnen één systeem beschikbaar; persoonsgegevens, tijdstip van aanvraag en bijgevoegde documenten.’

Waarom dit werkt

Met een juiste inrichting geeft iBurgerzaken de zaakinformatie, de zaakstatus en ook de zaakdossiers van de burgerzakenaanvraag geautomatiseerd door aan het zaaksysteem. Daardoor zijn de juiste gegevens direct beschikbaar voor anderen, zoals MijnOverheid.nl, het Klant Contact Centrum van de gemeente en de medewerkers Burgerzaken. Het geautomatiseerd uitwisselen maakt het uitvoeren van taken eenvoudiger. Bovendien neemt de kwaliteit van de dienstverlening toe doordat de kans op fouten afneemt. Gemeenten besparen door het gebruik van de koppelvlakken bovendien op uitvoeringskosten.