6 mei 2021 - Nieuws

Selfservice en procesoptimalisatie voor gemeente Helmond door gebruik van de Stembureaumanager

De verkiezingen van 2021 waren voor gemeente Helmond anders dan normaal. Dat kwam niet alleen door Corona maar ook omdat zij voor het eerst met de Stembureaumanager werkten. De Stembureaumanager helpt gemeenten om op een eenvoudige wijze de administratie en presentatie van de verkiezing voor te bereiden. Wij vragen Jacqueline Vogels, medewerker burgerzaken en tijdens verkiezingen projectmedewerker, bij gemeente Helmond naar haar ervaringen tijdens dit overstapproces. Het hele proces duurde overigens maar een paar maanden…

Een uitbreiding van het verkiezingsportfolio

“In juni 2020 maakte PinkRoccade Publiekszaken haar strategische samenwerking bekend met Partners 4 IT, de makers van de Stembureaumanager. Een mooie stap om op deze manier het portfolio uit te breiden en het voelt vertrouwd omdat wij ook al met iBurgerzaken werken voor al onze burgerzakenprocessen. Dit maakte ons nieuwsgierig naar de demo, ook vanwege onze ervaring met andere leveranciers van deze software.” vertelt Jacqueline.

Hoe zag het overstapproces eruit?

1. Verwachtingen, wensen en vragen vooraf

“Ik wil dit hebben, is wat ik dacht na de demo. Mijn collega’s en ik waren direct enthousiast. Het is een complete en overzichtelijke applicatie met eindeloos veel opties. Waar wij eerst veel handmatig en dubbel werk moesten doen, zorgt de Stembureaumanager ervoor dat het stembureaulid zelf veel van het werk doet en dat op een eenvoudige manier via de website voor stembureauleden. Hier kunnen ze ook hun eigen gegevens terugvinden en indien nodig wijzigen. En zodra de e-learning beschikbaar is, is deze vanuit hier ook te benaderen. Procesoptimalisatie, selfservice en digitale dienstverlening staat dus ook binnen dit proces centraal, iets waar gemeente Helmond veel waarde aan hecht.” aldus Jacqueline.

2. Bevindingen uit de demo

Uit de demo kwamen een hoop dingen naar voren, maar voor gemeente Helmond sprongen onderstaande elementen eruit:

Dashboard: geeft altijd een actueel inzicht in de laatste stand van zaken, zo zie je bijvoorbeeld snel het aantal aanmeldingen.
Geschiedenis/opbouw van een stembureaulid: je ziet waar ze zijn geplaatst, of ze herinneringen hebben gehad en bijvoorbeeld trainingen hebben gevolgd.
Alertboard: duidelijke meldingen van zaken waarvoor een actie noodzakelijk is.
E-learnings & trainingen: Stembureaumanager heeft koppeling met diverse partijen zoals SEP. Het is fijn dat je als gemeente zelf mag kiezen met welke partij je werkt. Wij werkten al met SEP voor andere trainingen, dus dat voelde al vertrouwd.
Communicatie naar stembureauleden: via e-mail en/of SMS communiceer je makkelijk met de stembureauleden (ook bulk mails). Via een gebruiksvriendelijke editor kan je teksten opstellen en de opmaak ervan makkelijk aanpassen.

3. Implementatie, opleiding en een toegankelijke helpdesk

Voor een soepele, snelle en makkelijke overstap vond er een dataconversie plaats vanuit het oude systeem naar de Stembureaumanager. Hierna startte het verkiezingsteam van gemeente Helmond met de opleiding. Normaal is deze live op locatie maar omwille van Corona werd deze digitaal gegeven.

“We kregen veel informatie maar gelukkig ook veel ruimte om onze vragen te stellen. Het gaf ons vertrouwen om deze ongebruikelijke verkiezingen met ook nog eens een nieuwe applicatie goed te kunnen organiseren. Wat daar aan heeft bijgedragen is de toegankelijkheid van de helpdesk. Ze reageren ontzettend snel en nemen de tijd voor je, je voelt je gehoord. Ook voor kleine aanpassingen (specifiek voor onze gemeente) staan ze open, vaak ging het dan nog mee in de update van die dag. En grotere wensen of aanpassingen? Die worden community breed opgepakt en regelmatig met elkaar besproken.” aldus Jacqueline.

Klaar voor de komende reeks aan verkiezingen

Gemeente Helmond kijkt uit naar de toekomstige ontwikkelingen binnen Stembureaumanager. Zo werken ze momenteel bijvoorbeeld aan tussentijdse benoemingen en aan de integratie tussen Stembureaumanager & iBurgerzaken op basis van een API.

‘Neem gerust contact met mij op als je meer wilt weten over onze ervaringen met de Stembureaumanager. Ik ben te bereiken via Jacqueline.Vogels@Helmond.nl’