Als innovatief belastingkantoor regelt GBTwente de belastingen en WOZ-waarden voor 10 gemeenten. Hun missie: belastingen begrijpelijker én persoonlijker maken. In 2017 startten ze – eenmalig – met het op elkaar afstemmen van de gebruiksoppervlakten in de BAG en WOZ. Na de afronding hiervan wilden ze de samenwerking in de beheerfase voortzetten. Er was behoefte aan het maken van procesafspraken, die leiden naar een efficiënter werkproces. En aan het verder automatiseren van de uitwisseling en communicatie van gegevens.
Begin 2022 vond GBTwente in PinkRoccade Ruimte & Omgeving een partij die hiervoor een geschikte oplossing kon leveren: het iObjecten Samenwerkingsportaal. Zaken als digitaliseren, efficiënter werken en kosten besparen waren belangrijke thema’s bij de totstandkoming van hun keuze. In een drieluik lees je vanuit verschillende invalshoeken over de ervaringen met deze oplossing. In het eerste deel van dit drieluik trappen we af met Niels Huigen, vastgoedbeheerder bij GBTwente.
Hoe ervaren jullie de samenwerking met PinkRoccade Ruimte & Omgeving?
Niels Huigen: “We zijn samen ergens naartoe aan het werken. Jullie waarderen het als we punten aandragen en nemen die punten ook mee. Wat heel positief is, is dat jullie onze input meenemen en onze verwachtingen realistisch bespreken. Daarom waardeer ik de samenwerking. En ik ben benieuwd waar het verder heen gaat.”
Periodiek komen de BAG- en WOZ-afdelingen van de gemeenten en GBTwente bij elkaar om het proces en de applicatie te bespreken. PinkRoccade sluit dan ook aan. Wat vinden jullie van deze afspraken?
Niels: “Die bevallen heel goed, het is fijn dat we die mogelijkheid hebben. Het hele proces is natuurlijk aangepakt. Het iObjecten Samenwerkingsportaal is daarvoor een ondersteunde tool. Door het proces aan te pakken, hebben we ook veel meer contact gekregen met elkaar. Zowel voor ons als de gemeente is het fijn dat iemand van PinkRoccade aansluit bij dit soort overleggen. Daarbij gebruiken we jullie applicatie als tool voor de communicatie. Zo kunnen we onze ervaringen direct met jullie delen.”
Niels Huigen, GBTwente‘Door het proces aan te pakken, hebben we ook veel meer contact gekregen met elkaar. Daarbij gebruiken we jullie applicatie als tool voor de communicatie. Zo kunnen we onze ervaringen direct met jullie delen.’
Welke voordelen levert het iObjecten Samenwerkingsportaal jullie op?
Niels: “Het is al een voordeel dat het proces is aangepakt. Maar het grootste voordeel is dat we nu alle gegevens op één plek hebben. Voorheen stuurden we maandelijks een Excellijst met meldingen naar elkaar. Vervolgens duurde het twee weken voordat je een reactie op alle meldingen kreeg. Nu ontvang je direct een reactie op de betreffende melding. En we sturen niet meer al die mailtjes heen en weer. Alle gegevens hebben we nu op één plek. Zowel de meldingen vanuit ons naar de gemeente, als de meldingen vanuit de gemeenten naar ons. En dat is heel fijn in het nieuwe werkproces.
Niels Huigen, GBTwente‘Het grootste voordeel is dat we nu alle gegevens op één plek hebben. Zowel de meldingen vanuit ons naar de gemeente, als de meldingen vanuit de gemeenten naar ons.’
Daarnaast is er nog een groot voordeel. Gemeenten meten ook de gebruiksoppervlakte van de objecten in voor de WOZ. Dat leveren ze nu via het iObjecten Samenwerkingsportaal aan, zodat wij die gegevens kunnen ophalen en gebruiken. 8 gemeenten doen hieraan mee. Voorheen betekende dat 8 verschillende omgevingen waarin je moest inloggen om bouwvergunningen op te halen. Nu alles in de applicatie staat, hoef je niet constant in te loggen. Iedere collega die deze applicatie gebruikt, kan die vergunningen binnen halen.”
Heb je nog tips voor andere gemeenten die gebruik gaan maken van het iObjecten Samenwerkingsportaal?
Niels: “Ik ben blij hoe het bij ons is gegaan. Het iObjecten Samenwerkingsportaal ondersteunt ons werkproces heel goed. Zorg ervoor dat je duidelijk hebt wat jouw werkproces is. Is deze applicatie wat je nodig hebt voor ondersteuning van het werkproces? Gebruik je het alleen maar als extra communicatie, dan volstaat een minder uitgebreide tool. Het iObjecten Samenwerkingsportaal biedt veel meer mogelijkheden. Denk dus goed na over hoe de applicatie jullie werkproces kan ondersteunen.
Een andere tip: als je er gebruik van gaat maken, kijk dan met open kritiek naar de applicatie. Zo hebben wij dat ook gedaan en dat heeft ons erg geholpen. Van tevoren kun je de applicatie al bekijken. Ontbreekt er iets, dan kan dat mogelijk gemaakt of toegevoegd worden. Op die manier kan de applicatie ook jullie werkproces goed ondersteunen.”
In het volgende deel van dit drieluik spreken we met René Hartgerink, Teamcoördinator Geo-informatie bij gemeente Enschede.
Benieuwd naar hoe het iObjecten Samenwerkingsportaal jouw organisatie kan helpen? Neem dan contact op met Jef de Klerk via jef.deklerk@pinkroccade.nl of 06 1395 0654.
‘Door samen te werken zorgen we ervoor dat de dienstverlening naar de burger beter en gemakkelijker gaat.’
Jef de Klerk, Klantmanager Objecten
