Toeristenbelasting vraagt om een zorgvuldig proces. Verblijfslocaties moeten goed geregistreerd zijn, aangiften moeten worden uitgevraagd en gecontroleerd, en aanslagen moeten kloppen. In de praktijk gebeurt daarbij nog veel handmatig, vaak met Excel als extra hulpmiddel naast het belastingsysteem.
In gesprek met Wiebke Sinha, Product Owner, kijken we naar de nieuwe module Toeristenbelasting binnen iBelastingen – Heffen. Een module die gemeenten stap voor stap door het volledige proces leidt, van verblijfslocatie tot aanslag.
Bij veel gemeenten is toeristenbelasting nog een arbeidsintensief proces. Niet omdat het altijd de grootste belastingsoort is, maar omdat er veel losse stappen samenkomen. Je werkt met verblijfslocaties, belastingplichtigen, aangiften, tarieven, controles, herinneringen en uiteindelijk de aanslagvervaardiging.
In de praktijk wordt een deel van dat proces vaak buiten het belastingsysteem bijgehouden. Bijvoorbeeld in Excel. Daarin staat wie een verzoek tot aangifte heeft ontvangen, wie al heeft gereageerd en wie nog een herinnering moet krijgen. Daarna moeten gegevens weer worden overgenomen in het belastingsysteem. Volgens Wiebke zit daar precies de kwetsbaarheid. “Je draagt informatie eerst over van een ontvangen aangifte naar Excel, en daarna weer naar het belastingsysteem. Iedere overdracht vergroot de kans op fouten.”
Ook de inwerktijd speelt mee. Ervaren gebruikers weten vaak goed hun weg te vinden in hun huidige systeem. Voor nieuwe medewerkers ligt dat anders. Zij moeten niet alleen het belastingproces begrijpen, maar ook veel systeemkennis opbouwen voordat ze zelfstandig kunnen werken. “Een grote klacht was de inwerktijd voor nieuwe medewerkers. Ook als iemand inhoudelijke kennis heeft, duurt het lang voordat je het systeem echt kent”, zegt Wiebke. Precies daar grijpt de nieuwe module Toeristenbelasting op in.
“Toeristenbelasting valt binnen Heffen”, legt Wiebke uit. “Voor Heffen heb je in de basis altijd belastingsoorten, belastingsoortcombinaties, verordeningen en tarieven per belastingjaar nodig.”
De nieuwe module is specifiek ingericht rond het proces van toeristenbelasting. Daarbij staat de verblijfslocatie centraal. De module is subjectgebonden opgezet: één belastingplichtige kan één of meerdere verblijfslocaties hebben. Denk aan een hotel, camping of B&B . Die locatietypen zijn vrij in te richten.
Vanuit het overzicht met verblijfslocaties kun je locaties aanmelden, afmelden, wijzigen en opzoeken. Per locatie leg je vast wat nodig is voor het proces. Bijvoorbeeld het locatietype en de gekoppelde belastingtariefsoorten.
Wiebke vat de module zelf zo samen: “Het is een module waarmee gemeenten het volledige werkproces rondom toeristenbelasting kunnen uitvoeren, zonder extra hulpmiddelen, en waarmee ambtenaren het proces snel en makkelijk kunnen afronden.”
Daarmee komt het werk meer op één plek samen. Niet meer losse lijstjes, aparte controles en handmatige overdrachten, maar één proces binnen iBelastingen.
Een belangrijke verbetering zit in de aangiftemodule. Die is onderdeel van de module Toeristenbelasting. Per verblijfslocatie en per belastingjaar zie je of er een aangifte is ontvangen en of deze al is gecontroleerd. Je kunt verzoeken tot aangifte sturen, herinneringen bewaken en aangiften controleren. Ook wordt zichtbaar welke status een aangifte heeft.
In de nieuwe situatie kan de belastingplichtige de aangifte zelf invoeren via het iBelastingportaal. Die aangifte komt daarna automatisch in iBelastingen terecht. De medewerker hoeft de gegevens dan niet meer over te typen, maar controleert de aangifte en verwerkt deze verder.
Dat scheelt handwerk. En misschien nog belangrijker: het verkleint de kans op fouten. Ook adresgegevens hoeven minder handmatig gecontroleerd te worden. Als een belastingplichtige verhuist, werkt iBelastingen met actuele gegevens. Dat helpt gemeenten om zorgvuldiger te werken.
Het hart van het heffingsproces blijft de aanslagvervaardiging. Ook dat proces is opnieuw opgebouwd. In de nieuwe module start je een nieuw kohier op. Daarna leidt de wizard je stap voor stap door het proces. Je selecteert de juiste gegevens, controleert wat nodig is en maakt uiteindelijk de aanslagen voor toeristenbelasting aan.
Volgens Wiebke is dat een bewuste ontwerpkeuze. “In het nieuwe systeem word je stap voor stap door het proces geleid. Iemand die het systeem nog niet goed kent, wordt meegenomen. En iemand met inhoudelijke kennis kan juist sneller werken.”
Dat maakt het proces overzichtelijker. Nieuwe gebruikers worden beter begeleid. Ervaren gebruikers zien sneller wat er gebeurt en kunnen efficiënter werken.
Ook het vier-ogen-principe is onderdeel van de module. Autorisaties en controles zijn in het proces opgenomen. Omdat stappen worden gelogd, hoef je minder terug te vallen op printen, handmatig ondertekenen en losse bewijsvoering.
De grootste winst zit niet in één losse knop. De winst zit in het weghalen van losse schakels. Waar het aangifteproces eerder vaak in Excel werd bijgehouden, staat de informatie nu in iBelastingen. Waar gegevens eerder meerdere keren werden overgenomen, komen ze nu direct op de juiste plek terecht. Waar adressen eerder handmatig gecontroleerd moesten worden, worden actuele gegevens automatisch doorgegeven.
Ook de registratie van verblijfslocaties is verbeterd. In de nieuwe module kun je aan één verblijfslocatie meerdere belastingtariefsoorten en grondslagen koppelen. Daardoor ontstaat een schonere lijst waarin een verblijfslocatie één keer voorkomt, in plaats van meerdere registraties die eigenlijk bij dezelfde locatie horen. Dat geeft meer overzicht. Zeker voor gemeenten met verschillende belastingtariefsoorten en meerdere grondslagen.
De module kijkt niet alleen naar Heffen. Ook de aansluiting op iBelastingen - Innen is meegenomen.
Een voorbeeld daarvan zijn de aanslagnummers. In bestaande werkwijzen kunnen betalingen soms minder goed gekoppeld worden, bijvoorbeeld wanneer een aanslagnummer niet exact wordt overgenomen. Wiebke ziet dat als onderdeel van de bredere ontwikkeling van iBelastingen. “We hebben Heffen zo verbeterd dat betalingen straks beter gematcht kunnen worden in Innen. Zo zit het al meer in elkaar geweven.”
Dat laat zien hoe iBelastingen stap voor stap groeit naar een samenhangend proces. Heffen en Innen zijn geen losse werelden. Wat je aan de voorkant goed inricht, helpt later in het vervolgproces.
Naast aangifte en aanslagvervaardiging bevat de module ook een opbrengstprognose. Daarmee zie je wat al is opgelegd in de huidige kohieren, welke inkomsten nog worden verwacht en hoe dat aansluit op de begroting die eerder is vastgesteld. Je kunt ook vooruitkijken naar een volgend jaar.
Die functionaliteit is bewust eenvoudiger gemaakt. “We hadden eerst een vrij complex prototype. Tijdens de co-creatiesessie kwam de vraag: kan het niet eenvoudiger? Uiteindelijk zijn we teruggegaan naar twee pagina’s. Die hebben we ook gebouwd.”
Dat is precies hoe iBelastingen wordt ontwikkeld, vanuit een visie op eenvoud en procesgericht werken, maar met de praktijk als kompas. “We hebben een interne visie op hoe het beter kan. Tegelijkertijd ontwikkelen we het proces samen met klanten. In die sessies groei je naar elkaar toe.”
Toeristenbelasting is niet toevallig gekozen als een van de eerste belastingsoorten binnen iBelastingen. Het volume is bij toeristenbelasting meestal kleiner dan bij de gecombineerde aanslag. Bij een gecombineerde aanslag gaat het al snel om tienduizenden aanslagen, bijvoorbeeld voor OZB, rioolheffing en afvalstoffenheffing. De impact is dan veel groter.
Toeristenbelasting is daarom geschikt om de nieuwe aanslagvervaardiging en het nieuwe proces gecontroleerd te testen. Gemeenten die nu aanhaken, leren het systeem alvast kennen. Die ervaring helpt later wanneer grotere belastingsoorten volgen.
Wiebke ziet daarin ook waarde voor gemeenten die vroeg meedoen. “Als je nu met toeristenbelasting aan de slag gaat, heb je het systeem al een keer getest. Je leert het kennen en je kunt feedback geven op wat goed werkt en wat niet.” Zij die vroeg aanhaken kunnen nog invloed uitoefenen terwijl het systeem verder wordt ontwikkeld. Op een later moment zijn veel keuzes al gemaakt.
De eerste pilotervaringen zijn positief. Gemeente Drentsche Aa is gestart met de module en heeft de aanslagen opgelegd. De aanslagvervaardiging is uitgevoerd en de output is doorgestuurd naar een externe partij die de aanslagbiljetten heeft geprint en verzonden. Dat proces ging goed. Vooral de eenvoud viel op. “De reactie die we terugkregen was: een kind van vier kan de aanslagvervaardiging draaien. Dat is natuurlijk gechargeerd, maar het laat wel zien hoe eenvoudig het proces werd ervaren.”
Ook gemeente Putten is gestart. Daar zijn de aanslagbiljetten intern geprint met de nieuwe iDocument Generator. De template is verbeterd ten opzichte van de oude situatie, onder andere voor de berekeningen. De eerste ervaringen laten ook meetbare tijdwinst zien.
Bij Putten ging het voor de eerste keer draaien van een kohier van ongeveer 16 uur terug naar 6 uur. Dat is een tijdwinst van meer dan 60%. En dat terwijl de medewerkers voor het eerst met iBelastingen werkten. Ook het raadplegen of downloaden van een kopie van een aanslagbiljet gaat sneller. Van ongeveer 10 tot 12 minuten naar ongeveer 1 minuut per biljet. Dat is een tijdswinst van circa 90%.
Ook Drentsche Aa ziet versnelling in het proces. Daar kostte een grote run in de oude applicatie 25 tot 30 minuten. In iBelastingen is dat maximaal 10 minuten. De winst zit vooral in minder klikken, minder schermwisselingen en controles die direct zichtbaar zijn in hetzelfde scherm.
Volgens Wiebke bevestigt dat de richting die met iBelastingen is gekozen: niet alleen een nieuw systeem bouwen, maar het proces eenvoudiger maken. “De aanslagvervaardiging gaat sneller, omdat gebruikers door de wizard worden meegenomen. Daardoor maken ze ook minder snel fouten.”
De module Toeristenbelasting is nog niet af. En dat is ook logisch. De basis staat, maar de praktijk moet laten zien welke verfijningen nodig zijn. Denk aan zoeken, sorteren en filteren op plekken waar gebruikers dagelijks veel tijd doorbrengen.
Wiebke noemt een concreet voorbeeld: wanneer je zoekt op “camping”, een locatie opent en daarna teruggaat naar het overzicht, wil je dat de zoekterm blijft staan. Zulke details lijken klein, maar kunnen in het dagelijkse werk veel verschil maken.
Daarom wordt de module verder doorontwikkeld op basis van gebruikservaringen. Niet alles wordt in één keer toegevoegd. Dat zou het systeem juist onnodig complex maken.
De nieuwe module Toeristenbelasting helpt gemeenten om het volledige proces rondom toeristenbelasting binnen iBelastingen uit te voeren. De waarde zit vooral in overzicht, procesbegeleiding en minder handwerk. Aangiften komen via het iBelastingportaal direct in iBelastingen terecht. Medewerkers hoeven gegevens daardoor niet meer over te nemen uit Excel of andere losse overzichten. Zij controleren de aangifte, bewaken de status en worden stap voor stap door het proces geleid.
Zo wordt toeristenbelasting niet alleen eenvoudiger te verwerken. Het wordt ook een logische eerste stap in de overgang naar iBelastingen.
Wil je meer weten over de nieuwe module Toeristenbelasting in iBelastingen of onderzoeken wat dit voor jouw gemeente betekent? Neem contact op met Wiebke Sinha via Wiebke.Sinha@pinkroccade.nl of bel haar via 06 8192 4586.
‘Ontwikkelen doen we samen. In co-creatie bouwen we software die écht aansluit op de dagelijkse praktijk.’
Wiebke Sinha, Product Owner
