Vanaf november 2018 zijn gemeenten verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Om dit versneld mogelijk te maken, heeft PinkRoccade Financiën & Services een EU-subsidie aangevraagd. Samen met de gemeenten Tholen en Borger-Odoorn ontwikkelt PinkRoccade de nieuwe softwarefunctionaliteit. Naar verwachting komt de functionaliteit in het tweede kwartaal van 2017 beschikbaar voor alle gemeenten die CiVision Middelen gebruiken. Als de EU-subsidie wordt toegekend, wordt deze als korting verrekend richting de gemeenten.
De Europese Commissie streeft naar het wegnemen van drempels in het internationaal handelsverkeer. Onderdeel daarvan is het Europees breed kunnen uitwisselen van e-facturen tussen bedrijven en publieke organisaties. Details zijn in de EU Richtlijn 2014/55/EU vastgelegd. Daarin staat onder andere dat alle aanbestedende diensten van de Lidstaten per november 2018 verplicht zijn e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
Besparing en sneller werken
Met e-facturatie kunnen gemeenten efficiënter werken en zal het facturatieproces aanzienlijk minder fouten bevatten. Onderzoek vanuit programmabureau PIANOo geeft aan dat er besparingen mogelijk zijn van 62% per factuur. Nu kost het verwerken van een factuur gemiddeld € 10,50, terwijl het met e-facturatie daalt tot € 4,- euro per factuur.
Uniforme uitwisseling van e-facturen
De EU-subsidie heeft alles te maken met de dringende wens naar een uniforme wijze van uitwisselen van e-facturen binnen Europa. Verzenders en ontvangers moeten bij e-factureren wel dezelfde taal spreken. Dat wil zeggen: vanuit dezelfde Europese e-factuurnorm en bij voorkeur via de eerder ontwikkelde Europese standaard voor berichtuitwisseling OpenPEPPOL, die in Nederland door Stichting Simplerinvoicing beheerd wordt.
De route van de e-factuur. Bron: PIANOo, expertisecentrum aanbesteden
Hoe gaat het werken?
Gemeenten kunnen aansluiten op het SimplerInvoicing netwerk via een zogenoemd Accesspoint. Bij PinkRoccade gaat Cliq deze rol van Accesspoint vervullen. E-facturen in xml-formaat komen via dit Accesspoint aan in de gegevensmakelaar (Makelaarsuite) van de gemeente. Vanuit de makelaar wordt het bericht aangeboden aan CiVision Middelen, waarmee de facturen direct ingelezen en verwerkt kunnen worden. Hierbij ontstaan veel nieuwe mogelijkheden, waarbij een directe match met een verplichting een logische eerste stap is.
Benieuwd naar het vervolg?
Houd onze nieuwsbrief in de gaten. Maandelijks geven we een update, ook met ervaringen vanuit de pilotgemeenten.
