Automatiseren verwerken bankafschrift in CiVision Middelen

Een mutatie op een bankafschrift kan betrekking hebben op een crediteurenpost, een debiteurenpost of moet direct in het grootboek verwerkt worden. Tijdens het verwerken van het afschrift wordt per mutatie bepaald hoe dit gedaan moet worden.

Weg met dit tijdrovende en foutgevoelige proces

Elk afschrift, van welke bank dan ook, bevat informatie waarmee de soort bij- of afschrijving kan worden geïdentificeerd. Met behulp van factuurnummers, boekingscodes en omschrijvingen van de mutaties is het mogelijk een bankafschrift vrijwel volledig automatisch te verwerken.

• Met factuurnummers: Wanneer debiteurenfacturen in CiVision Middelen worden gemaakt via de verkoopmodule, zal het systeem deze factuurnummers bij betaling direct herkennen en vereffenen. Uiteraard is het wel van belang dat de ‘betaler’ de juiste informatie invult. Als het factuurnummer wordt afgekort, vindt er geen herkenning meer plaats.
• Met boekingscodes: elke mutatie heeft een boekingscode (bijv. N027 = SEPA ontvangst). Op basis van deze boekingscodes worden automatisch journaalposten gemaakt. Bij gebruik van de BNG zijn er codes beschikbaar die specifiek mutaties van overheidsinstellingen kenmerken (bijv. N067 = Min. van BZK).
• Met de omschrijving van de mutatie: Het gebruik van boekingscodes (vorige punt) kan beperkend werken. Elke mutatie met een specifieke code wordt op dezelfde manier verwerkt. Daar valt geen onderscheid meer in te maken. Om dit te verhelpen, kan er ook gebruik worden gemaakt van de tekst in de omschrijving (zoekstrings). Zolang deze tekst uniek en altijd constant is, wordt op basis van de tekst de journaalpost gegenereerd. Deze journaalpost wordt dan voorzien van de juiste rubricering waarbij het eventueel ook mogelijk is om apart BTW te berekenen en te boeken.

De voordelen van het automatiseren van dagafschriften

Het optimaliseren van de verwerking van dagafschriften heeft zijn waarde inmiddels bij verschillende gemeenten bewezen. De tijd die men kwijt is, is tot een minimum gereduceerd. De mutaties die nog handmatig verwerkt worden, zijn veelal mutaties met geen of zeer beperkte omschrijving. Naast de tijdsbesparing is het fout-percentage ook drastisch verlaagd. Elke mutatie wordt op dezelfde manier verwerkt.

Wil jij ook gebruik maken van deze nieuwe functionaliteit?

Het analyseren van alle mogelijke mutaties is natuurlijk zeer belangrijk om de inrichting zo optimaal mogelijk uit te kunnen voeren. Deze analyse kan het beste door de gemeente zelf worden uitgevoerd, uiteraard na duidelijke instructies van PinkRoccade.

Wil je hier gebruik van maken of wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op via prlg.fs@pinkroccade.nl