90% van de gemeenten live met iDocumentcreatie

Het stappenplan voor een vlekkeloze ingebruikname

Een korte overgangssituatie en snelle uitfasering van Kofax (of SmartDocuments) naar iDocumentcreatie staat voorop als het gaat om een succesvolle implementatie. Vervolgens doorlopen we samen deze stappen:

1. Wij implementeren iDocumentcreatie in jullie testomgeving (optioneel) en productieomgeving;
2. Samen maken we inzichtelijk hoeveel documenten in gebruik zijn, welke bestaande documenten we overzetten én welke gemeente specifieke documenten eventueel nog op maat gemaakt moeten worden;
3. Wij trainen de applicatiebeheerder(s) en gaan aan de slag met het omzetten van de eerste documenten in de test- en/of productieomgeving;
4. Daarna gaat de gemeente zelf aan de slag met het omzetten van alle overige documenten;
5. Het document wordt uiteraard pas in productie genomen (gepubliceerd) na controle en akkoord van de gemeente.

Implementeren en vervolgens optimaliseren

Bekijk ook eens de video waarin wij samen met gemeente Kerkrade iDocumentcreatie presenteren.

Ook gemeente Lingewaard implementeerde eind 2020 iDocumentcreatie. Om alle gemeentespecifieke documenten in één keer over te zetten werd een iService dag ingezet. Na een aantal maanden praktijkervaring te hebben opgedaan koos Lingewaard er opnieuw voor om een iService dag in te zetten. Dit keer om de documenten en daarmee de processen verder te optimaliseren. 

Femmie Arends, voorheen applicatiebeheerder bij gemeente Lingewaard

‘Na de implementatie ga je met goede moed aan de slag en kom je toch dingen tegen zoals andere lettertypes, afwijkende marges en ontbrekende logo’s. Ondersteuning in de vorm van iService was voor ons een uitkomst, omdat je samen nog eens goed kijkt naar hoe de documenten eruit komen en deze bijschaaft tot het gewenste resultaat. Daarnaast gaf het ons ook extra waardevolle inzichten in de mogelijkheden van de applicatie; ik weet iDocumentcreatie nu nog beter te gebruiken wat weer ten goede komt aan de kwaliteit van onze documenten en dus dienstverlening.’

Wanneer maak jij de switch?

Behoort jouw gemeente nog tot die 10% die nog niet is overgestapt naar iDocumentcreatie? Wees dan gewaarschuwd want vanaf 1 januari 2022 zijn we voornemens alleen nog iDocumentcreatie (integratie) en SmartDocuments (koppeling) te ondersteunen binnen iBurgerzaken. De reden? Weer een koppeling met een extern systeem minder wat zorgt voor minder kans op verstoringen in productie voor jullie en minder beheer en onderhoud voor ons. In dit geval voor of door het aanmaken van documenten. Kortom: Geef tijdig aan je accountmanager door wanneer je iDocumentcreatie wilt implementeren: september, oktober of november 2021. Dan heb je ruim voldoende tijd voor een goed implementatietraject. En ervaar je ook de vele voordelen van iDocumentcreatie.

Arjen Eerbeek | Arjen.Eerbeek@PinkRoccade.nl | 06 130 367 78
Colin Broers | Colin.Broers@PinkRoccade.nl | 06 295 267 48
Jesse Holterman | Jesse.Holterman@PinkRoccade.nl | 06 467 067 54
Mark Gout | Mark.Gout@PinkRoccade.nl | 06 250 179 95