14 december 2020 - Nieuws

45 gemeenten live met iDocumentcreatie: de vaart zit erin!

Je moest er even op wachten, maar het wachten wordt beloond: iDocumentcreatie is beschikbaar voor implementatie! Inmiddels maken ruim 45 gemeenten succesvol gebruik van iDocumentcreatie. En veel gemeenten zullen de komende periode nog volgen. Hierdoor zijn zij in staat om vanuit iBurgerzaken, op een eenvoudige en efficiënte manier documentsjablonen aan te maken én aan te passen.

Het stappenplan voor een vlekkeloze ingebruikname

Een korte overgangssituatie (en snelle uitfasering van Kofax of SmartDocuments) naar iDocumentcreatie staat voorop als het gaat om een succesvolle implementatie. Vervolgens doorlopen we samen deze 4 stappen:

Wij implementeren iDocumentcreatie in jullie productieomgeving (bij voorkeur eerst nog in de testomgeving) en trainen de applicatiebeheerder(s);
Samen maken we inzichtelijk hoeveel documenten in gebruik zijn, welke bestaande custom documenten er overgezet dienen te worden én welke documenten eventueel nog op maat gemaakt moeten worden;
We gaan aan de slag met het omzetten van de eerste documenten in de productieomgeving (bij voorkeur eerst nog in de testomgeving). Het document wordt pas in productie genomen (gepubliceerd) na controle en akkoord van de gemeente;
Daarna gaat de gemeente zelf aan de slag met het omzetten van alle overige documenten.

Wij merken dat veel gemeenten ervoor kiezen om jaarlijks 2 extra dagen af te nemen. Zo bekijken we samen ieder half jaar opnieuw of alle documenten in gebruik en in orde zijn.

Gemeente Lingewaard enthousiast over iDocumentcreatie

Onlangs implementeerde ook gemeente Lingewaard iDocumentcreatie. Femmie Arends, applicatiebeheerder bij gemeente Lingewaard vertelt daarover:

Femmie Arends, applicatiebeheerder bij gemeente Lingewaard
‘Ik ben heel enthousiast over iDocumentcreatie, de app is zeer gebruiksvriendelijk. We kunnen nu gemakkelijk zelf documenttemplates aanpassen. Ook fijn: herbruikbare blokken die je voor meerdere documenten en brieven kunt gebruiken. Maar ook het zelf aanmaken van documenten en brieven is makkelijk. Bijkomend voordeel: je hoeft veel minder stappen te doorlopen dan in Kofax. De standaard documenten zijn conform de wet- en regelgeving en worden ook door PinkRoccade up-to-date gehouden. Het implementeren van nieuwe c.q. aangepaste documenttemplates is een eitje. Een mooie vooruitgang is ook dat aangepaste documenten in een zaak, meteen worden opgeslagen in het dossier in iBurgerzaken. Wij hebben van de mogelijkheid gebruik gemaakt om iService dagen in te zetten om alle documenten in één over te zetten van Kofax naar iDocumentcreatie. Daarbij ook eerst alle aangepaste Kofax documenten nagelopen en vervolgens goed aangepast in iDocumentcreatie.’

Bekijk de video en laat je inspireren

Bekijk hieronder de video die wij in co-creatie met gemeente Kerkrade hebben opgenomen. Hierin vertellen Mark Sweegers (consultant Publiekszaken) & Harald Giesen (klantadviseur Burgerplein gemeente Kerkrade) wat iDocumentcreatie is én hoe het werkt. Een tipje van de sluier: het maakt je werk leuker en makkelijker, bespaart tijd én zorgt ervoor dat je documenten op orde zijn.