In mijn vorige blog vertelde ik over zaakgericht werken. Het is een manier om samen met jouw collega’s aan 1 zaak te werken. Het gebruiken van de zaakkoppeling voor CiVision Samenlevingszaken en iSamenleving maakt je werk een stuk makkelijker. Tijdens de implementatie koppelen we de applicaties technisch. Maar we voeren ook activiteiten uit die effect hebben op de organisatie. Daarom begeleiden we jou met de verandering van je primaire processen en helpen we je met het testen van de koppeling. In deze blog leg ik uit wat de bijzonderheden zijn aan het implementeren van een zaakkoppeling in het sociaal domein.
Het is verstandig de implementatie van een zaakkoppeling te starten in een testomgeving. Het totale traject kan een poosje duren. Je wilt niet dat de werkvloer last heeft van de implementatieactiviteiten. Iedereen moet gewoon zijn werk kunnen doen. Vooral wanneer er sprake is van zaak overdracht tussen iSamenleving en CiVision Samenlevingszaken. Dan telt dit eigenlijk dubbel! Een toename van applicaties is namelijk ook een toename van complexiteit. Daarom implementeren we altijd met aanwezigheid van een testomgeving. We constateren op deze manier de juiste werking. En we komen niet voor onverwachte problemen te staan na livegang.
Dit doe je op het gebied van digitalisering en integrale dienstverlening. Tegelijkertijd maakt dit je systemen sterk onderling afhankelijk. Deze afhankelijkheid leg ik even uit. iSamenleving stelt vragen aan het zaaksysteem. Vragen over bijvoorbeeld de aanwezigheid van bepaalde documenten. Wanneer dit niet lukt, heeft de consulent hier last van. De consulent moet namelijk weten of deze documenten aanwezig zijn. Hier zie je duidelijk een afhankelijkheid. De keten is heel belangrijk tijdens het implementatietraject. Daarom helpen we met het doorlopen van ketentesten. We leiden je ook op in de technische achtergrond van de koppeling. Wanneer je de koppeling zelf in beheer hebt, heb je ervaring in het testen van de werking van je keten. Je weet ook voor iedere productie release of deze invloed heeft op de continuïteit van je bedrijfsvoering. Ook constateer je bij eventuele problemen in de testomgeving snel waar het probleem aan ligt. Dit kaart je snel aan bij de juiste partij.
Met een zaakkoppeling inrichten in CiVision Samenlevingszaken en iSamenleving ben je er nog niet. Je werkt dan niet zaakgericht. Hier is meer voor nodig. We zorgen namelijk naast het leggen van technische lijntjes met je zaaksysteem en DMS voor meer. We begeleiden je ook met het aanpassen van je primaire processen. Tijdens het implementatieproces merk je dat veel van de oude workflows niet meer werken zoals eerst. Vroeger drukte de consulent een rapportage af. Daarna ging hij of zij zelf langs de administratie om deze af te leveren. Nu koppelt de consulent een document aan het DMS en ziet de administratie deze meteen. Dit is een verandering in het huidige proces. Daarom begeleiden wij jou graag hierin!
Heb je vragen? Laat het mij weten! Of ben je benieuwd naar de voordelen van zaakkoppeling? Lees dan mijn vorige blog hier.
‘Met Common Ground bouwen we samen het informatielandschap van de toekomst!’
Julian Cissen, Developer zaakgericht werken
