Direct naar de content
icon search white
20 januari 2020 - Blogs

Zaakgericht werken met de zaakkoppeling

Zaakgericht werken is een term die je steeds vaker hoort. Het helpt gemeenten om dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Het is een manier om samen met jouw collega’s aan 1 zaak te werken. Gebruik hiervoor de zaakkoppeling. Met de zaakkoppeling word je aangesloten op de zaakketen. Zo werk je in de hele keten met meerderen tegelijkertijd in hetzelfde dossier. We vertellen je over de voordelen van de zaakkoppeling:

Frontoffice en backoffice werken in 1 zaak

Als consulent gebruik je iSamenleving vaak om inzicht te krijgen in de klantsituatie. Op basis hiervan maak je een inschatting over welke hulp jouw klant nodig heeft. Het kan zijn dat hier voorzieningen uit voortvloeien. Deze legt de administratie vast in CiVision Samenlevingszaken. Er is dus goede afstemming nodig tussen de consulent en de administratief medewerker. Zo zet je de juiste voorziening in. Met de zaakkoppeling is deze afstemming volledig digitaal. Alle documenten die je nodig hebt, voeg je digitaal toe aan een zaak. Tijdens het verwerken van deze zaak kan de administratief medewerker de documenten direct raadplegen. Zo maken de consulent en de administratief medewerker altijd gebruik van dezelfde informatie.

Documenten opslaan volgens de archiefwet

De archiefwet stelt hoge eisen aan de bewaring van archiefstukken. Hier voldoet jouw gemeente aan door bijvoorbeeld het afdrukken van digitale stukken. En deze vervolgens op te slaan in een papieren archief. Met een zaakkoppeling koppel je de documentopslag aan een document management systeem, zoals iDocumenten. Dit systeem voldoet uiteraard aan de eisen van de archiefwet. Zo sla je dus als je archiefstukken gestandaardiseerd op. En je hoeft je fysieke archiefkast straks niet meer te gebruiken! Een ander voordeel is de beschikbaarheid van de hoeveelheid metadata. Je doorzoekt en raadpleegt je archief zo veel gemakkelijker en sneller.

Je krijgt een integraal klantbeeld

Zaken uit CiVision Samenlevingszaken en iSamenleving worden opgeslagen in een centraal zakenmagazijn. Hier vind je alle lopende en afgehandelde zaken. Je kan deze altijd raadplegen. Een KCC medewerker zonder domeinkennis kan hierdoor een klant aan de telefoon sneller helpen. Hij of zij ziet snel welke zaken er lopen en kan informatie geven over de zaak. Zo kan jouw gemeente een klant met een specifieke vraag meteen helpen.

Benieuwd wat de zaakkoppeling voor jouw gemeente kan doen? Neem contact op met mij.

Deel via:

‘Met Common Ground bouwen we samen het informatielandschap van de toekomst!’

Julian Cissen, Business analist
Pink_Roccade_Julian_Cissen_3023 vrij.png

Ik help je graag verder

+31 6 1330 6042