Op dit moment hebben onze gemeenten gemiddeld 211 zaaktypen ingericht. De meeste zaaktypen zijn hierbij generiek ingericht. Een generieke inrichting kenmerkt zich doordat je het zaakgericht werken gemeentebreed invoert. Dit houdt in dat alle dienstverlenende processen en de poststromen zijn gedigitaliseerd zodat de archivering is geregeld.
De volgende stap is om te kijken naar processen waarbij je veel en intensief gebruik maakt van het zaaksysteem of waar de klant een belangrijke rol in speelt. Voorbeelden zijn: Melding openbare ruimte, Leerlingenvervoer, Subsidies, Contractbeheer, Verloren en gevonden voorwerpen, Evenementenvergunning, Bezwaar en Parkeervergunning. Voor deze processen loont het om een specifieke inrichting te kiezen zodat je de klant maximaal ondersteund.
Logica uit de backoffice en eventueel uit andere bronnen wordt gebruikt om de uitvraag zo slim mogelijk te maken. Doordat je gegevens vanuit de achterkant naar de voorkant verplaatst krijg je hierdoor een slimme intake. Het zaaksysteem verwerkt de gegevens in het proces zodat de medewerker geen onnodige controles hoeft te uit te voeren. Hiermee komt de klant centraal te staan, wordt de intake versimpeld en de doorlooptijd van de aanvraag ingekort. Hoe je deze intake slimmer maakt lees je in de blog van Ward de Laat.
Ik ben erg benieuwd naar de visie van jouw gemeente op het gebied van digitale dienstverlening. Wil jij hier een keer over sparren? Je bereikt mij via onderstaande wegen.
‘Producten ontwikkelen die het verschil maken, zowel voor de medewerker van de gemeente als voor de burger.’
Jouke Schrover, Managing Director Publiekszaken
