Direct naar de content
icon search white
5 oktober 2021 - Blogs

Binnen 6 weken je domeinarchief op orde met een best practice implementatie

Met iArchief maak je gebruik van een bewezen oplossing voor het archiefwaardig opslaan van alle dossiers uit jouw domein, of dat nu vanuit het burgerzaken-, sociaal of ruimtelijk domein is. Met iArchief ontloop je een langlopende implementaties om aan te sluiten op een gemeentebreed zaaksysteem.

De implementatie van iArchief bestaat uit een viertal stappen:

  1. De verandering
    Zodra je met iArchief gaat werken, betekent dat een optimalisatie van je huidige werkwijze. De fysieke documentenstroom in je afdeling verdwijnt. DIV zal geen post meer langsbrengen bij je vakafdeling, maar via de digitale postkamer wordt er rechtstreeks een zaak gestart in je vakapplicatie met alle bijbehorende documenten.

Je archivering zal geautomatiseerd plaatsvinden. Alle dossier krijgen de juiste bewaartermijnen toegewezen en overbrengen naar een eDepot wordt een fluitje van een cent. Op basis van de huidige werkwijze van jouw gemeente adviseren we je hoe de situatie mét iArchief er uit ziet.

  1. Inrichten van iArchief
    Met betrokkenen van de vakafdeling, het team DIV en de applicatiebeheerders wordt de inrichting van iArchief toegelicht en vervolgens door onze consultants ingericht. In je vakapplicatie verandert er nagenoeg niets.
  1. Klaarstomen voor gebruik
    Met eigen ogen zien hoe je iArchief gebruikt zorgt ervoor dat de ingebruikname makkelijk wordt. Daarom nemen we de tijd om alle betrokken medewerkers op te leiden én samen met ze te testen. Zo weet iedereen hoe je gebruik maakt van iArchief (en hoe makkelijk het is).
  1. iArchief live!
    We prikken een moment om iArchief live te zetten. In een dagdeel doorlopen we samen de eerste aanvragen en zien zo met eigen ogen dat alle documenten automatisch vanuit je vakapplicatie terecht komen in iArchief. Een zorg minder over je archief!

Na de livegang van iArchief heeft jouw gemeente:

  • Een bewezen oplossing waarmee je voldoet aan de archiefwet, want vernietigen met iArchief is écht vernietigen in de totale applicatieketen.
  • Een makkelijke manier om per domein de archivering op orde te brengen.
  • Garantie dat overbrengen naar een eDepot eenvoudig te regelen is.
Deel via:

‘Digitale dienstverlening moet uitmuntend zijn, ónze oplossingen geven het beste voorbeeld.’

Jaap van Dijk, Manager Services
Jaap van Dijk.PNG