Het belang van optimaal documentbeheer

Gemeente Nunspeet heeft heel bewust bovenmatig veel aandacht voor het juiste gebruik van documenten binnen alle processen. Er zijn dan ook veel, heel veel eigen documenten in gebruik bij de afdeling burgerzaken. Denk daarbij vooral aan (begeleidende) brieven en opgemaakte e-mails. Logisch want alle uitgaande post wordt administratief juist vastgelegd zowel in het burgerzakensysteem iBurgerzaken als in het zaaksysteem Djuma, daarover later meer.

De invoering van iDocumentcreatie vormt een logisch startmoment voor de optimalisatiefase in gemeente Nunspeet. Het begon met een grote opschoonactie die bijna een 0,5 jaar duurde. Dat zorgde ervoor dat ⅔ van de eigen documenten met de implementatie van iDocumentcreatie is opgeruimd. “Punten, komma’s en een paar extra of andere woorden zijn niet langer een reden om eigen documenten te behouden.”, benadrukt Cynthia de Joode applicatiebeheerder bij gemeente Nunspeet. “Toch zijn er op dit moment 50-60 eigen documenten ingericht en komen er daar de komende periode nog wel een 20-30 bij als we inzoomen op iBegraafplaats, iBijhouding en iOnderzoek.”

“In het najaar starten we met de implementatie van iBijhouding”, vervolgt Cynthia. Dat is de app binnen iBurgerzaken die je gebruikt om op een overzichtelijke manier actualiseringen en correcties op de persoonslijst door te voeren. Denk bijvoorbeeld aan registeren huwelijk, registeren overlijden, mutatie reisdocumenten en mutatie gezag. Uniek is dat je de persoonslijst voor het bijwerken van de BRP laat controleren door de BestandsControleModule (BCM) van RvIG.

Ook deze overstap is een belangrijke stap in het optimaliseren van de gemeentelijke processen weet Cynthia: “Met de implementatie van iBijhouding brengen we weer een aantal processen volledig naar iBurgerzaken, de taakspecifieke applicatie. Naast dat we gebruikmaken van de voordelen van het nieuwe systeem voorkomen we daarmee ook dubbel werk. Het vastleggen van losse documenten in het zaaksysteem is dan namelijk niet meer nodig, het gehele proces zit dan in iBurgerzaken.” Natuurlijk heeft gemeente Nunspeet een koppeling tussen iBurgerzaken en het zaaksysteem om zo één klantbeeld te vormen en de archiefwaardigheid te borgen.

Wat opvalt in het verhaal van Cynthia is dat ze haar collega’s nu (juli 2022, red.) al vraagt om te inventariseren wat nodig is rondom de processen binnen iBijhouding. Ze vraagt hen om de komende maanden te verzamelen welke documenten ze (zouden willen) gebruiken bij actualiseringen en correcties.
Slim, want zo is in het najaar direct duidelijk welke documenten overgezet of aangemaakt moeten worden in iDocumentcreatie. Het op dat moment uitvragen leidt namelijk altijd tot een incompleet beeld want weet jij precies wat je allemaal (onbewust) doet?

“Het maken van documenten in iDocumentcreatie is niet iets wat je er even bij doet. Hier kom je zelf simpelweg niet aan toe.”, zegt Cynthia eerlijk. “Door de al aangekochte Samen Verder dagen hiervoor te gebruiken was de keuze wellicht makkelijker want daardoor was het grotendeels geen financieel vraagstuk.”
Dat herken jij ook toch? Door de waan van de dag kom je er niet altijd aan toe om de gewenste optimalisatieslag (snel genoeg) te maken. Bij deze flinke klus heeft gemeente Nunspeet daarom gebruikgemaakt van consultancydagen uit haar Samen Verder dienstverleningspakket: Allyne Groen, consultant bij PinkRoccade heeft zich begin 2022 3 dagen vastgebeten in iDocumentcreatie en waarschijnlijk komen daar na de zomer nog 4 dagen bij.

Cynthia sluit haar verhaal af met een ‘organisatorische verandering’ die belangrijk is en was gedurende de gehele optimalisatiefase. Als applicatiebeheerder zelf volledig op de hoogte blijven van alle processen binnen de organisatie is namelijk geen gemakkelijke klus. Sinds kort werkt gemeente Nunspeet daarom met super-users per proces.
Deze super-users kennen alle ins & outs van het proces en zijn altijd helemaal op de hoogte van de wet- en regelgeving. Voortaan zijn zij het eerste aanspreekpunt voor het team want ze beantwoorden vragen van andere collega’s en zijn daarmee een eerste vangnet. Ze zorgen ook voor een stukje kennis(ver)deling en kruisbestuiving naar collega’s en tussen andere teams. En wanneer nodig informeren ze Cynthia over gewenste aanpassingen bijvoorbeeld in de procesconfiguratie.

Op zoek naar nog meer best practices? Op www.100bestpractices.nl staan inmiddels meer dan 200 best practices! Hier vind je altijd iNSPIRATIE om jouw (gemeentelijke) dienstverlening te optimaliseren. Uiteraard gaat dat veel verder dan praktijkervaringen van gemeente Nunspeet of best practices rondom iDocumentcreatie. Verschillende gemeenten delen praktijkervaringen vanuit uiteenlopende onderwerpen en invalshoeken. Heb jij ook een best practice om te delen? We horen het graag via dit formulier! Jouw praktijkervaring is van harte welkom. We zetten alle ervaringen graag 'op papier' om elkaar en de dienstverlening aan burgers, bedrijven, instellingen én gemeenten continu te verrijken, verbinden en versterken.