Direct naar de content
icon search white

Gemeente Beek in 1 keer live met alle processen en koppelingen

4 november 2019
gemeente beek live.jpg
Burgerzakenmedewerkers 12 Enthousiast aan de slag
door bruidspaar tijdens livegang 1 Digitale huwelijksaangifte
koppeling 8 Live met

Big bang livegang voor gemeente Beek: “als we het doen, doen we het goed”

Vrijdag 25 oktober 2019 is gemeente Beek live gegaan met iBurgerzaken. Het traject is op 28 mei 2019 gestart met een kick-off. Daarna is er veel aandacht geweest voor de processen waar de verantwoordelijkheid bij de medewerker is gelegd. Het bijzondere aan deze implementatie? Gemeente Beek is tegelijk met alle processen én koppelingen live gegaan. Een echte big bang dus!

Senior users zijn proceseigenaar

Camiel van Aarnhem, projectleider van het implementatieproject, vertelt over de aanpak: “In cyclussen van twee weken werd er steeds een nieuw proces beetgepakt. Waarbij de proceseigenaar (senior-user) het nieuwe proces introduceerde. Daarna zijn de senior users en applicatiebeheerders het proces gaan doorlopen inclusief de inrichting. Deze opzet blijft ook na de live-gang in stand. Hierdoor zijn er altijd meerdere medewerkers verantwoordelijk en goed bekend met het proces en de inrichtingsmogelijkheden.” Camiel vervolgt: “Tijdens het implementatietraject zijn de senior-users ook verantwoordelijk geweest voor het bijhouden van de vragen en antwoorden over de processen die getest zijn. Er was continu een goede en snelle afstemming met de projectleider en consultant van PinkRoccade. Hierdoor is er als één team gewerkt gedurende het hele traject. Niemand uitgezonderd.”

Als we het doen, dan doen we het goed

Zo heeft het projectteam ook andere afdelingen betrokken bij het implementatietraject. Camiel vertelt: “Bijvoorbeeld team Communicatie. Zij staan voor modernisering en digitalisering. Zij hebben recentelijk de website en het intranet vernieuwd. Het samenbrengen van de digitale dienstverlening en de website is ook echt waar we voor willen staan bij gemeente Beek. Online diensten aanbieden aan klanten waar het kan.” Hij vervolgt: “Daarnaast zijn we ook geholpen door onze collega’s van ICT, zeker wat betreft het leggen van koppelingen met id-Burger van Oribi en JCC-betalen.” Drie collega’s van team Publiekszaken zijn hard aan de slag gegaan met het optimaliseren van uittreksels, kennisgevingen en brieven in Kofax. In het begin was het zoeken. Later werden ze zelfs enthousiast, ondanks dat het een mega-klus was.”

Een bijzondere livegang met de eerste digitale aangifte

Net voor de eerste digitale aangifte op 25 oktober laat Camiel weten: “Het is toch een beetje spannend. We ontvangen zo meteen een aanstaand bruidspaar voor een melding huwelijk via Burgerview. We hebben continue getest maar nu gaan we dit natuurlijk echt in de praktijk zien.” Camiel deelt: “De digitale melding van huwelijk is goed doorlopen en ontvangen in de ambtenarenview. Bruidspaar blij en gemeente Beek blij.” Dit is uiteindelijk ook waar het om gaat: “goede externe dienstverlening.” Naast de eerste digitale aanvraag is er door een burger ook een verlenging van een rijbewijs aangevraagd via de ambtenarenview. Zoals verwacht verliep het allemaal op rolletjes. Mede ook dankzij Luuk Mimpen, consultant bij PinkRoccade. Camiel zegt: “Luuk was echt top! Ik heb nog nooit zo’n geweldige consultant meegemaakt. Inhoudelijk is hij een kei: ook los van iBurgerzaken. Hij weet hoe de processen binnen burgerzaken verlopen en kan zich daarin inleven. Daarnaast is hij natuurlijk ook gewoon burger, dus ook daar adviseert hij in.” Camiel sluit af: “Kortom, een goed implementatietraject om op terug te kijken.”

Deel via:

Burgerzaken

De afgelopen jaren heeft ICT een heel ander gezicht aan onze samenleving gegeven. De smartphone en tablet zijn een verlengstuk van onszelf geworden; een zesde zintuig dat we 24x7 inzetten.

Burgerzaken

Experts

Maak kennis met onze experts

‘Ik krijg binnen de uitvoering van projecten energie van de meest efficiënte planning, kwaliteit van dienstverlening en het snel wegnemen van belemmeringen.’

Saskia Hendrikx, Projectmanager Publiekszaken
Saskia Hendrikx

Ik help je graag verder

+31 6 4609 1381