Drentsche Aa digitaliseert bezwaarafhandeling met het iBelastingportaal

Voorheen werd het indienen van bezwaren door inwoners geregeld via een webformulier of per post. De verwerking vond handmatig plaats in 3 systemen, namelijk het belastingsysteem, het zaaksysteem en de waarderingsapplicatie . “Met name de handmatige stappen vormden een knelpunt. Het kostte veel tijd en was foutgevoelig,” vertelt Tonnie “Bovendien hadden inwoners geen inzicht in de status van hun bezwaar of de regels die erop van toepassing zijn.”  

Dat moet anders kunnen dacht Tonnie. “Wat je geautomatiseerd kunt doen, moet je geautomatiseerd doen. En ook als inwoner wil je zaken gewoon zelf kunnen regelen”. De keuze voor het iBelastingportaal kwam voort uit een aanbesteding, waarin gebruikersgemak voor inwoner en medewerker centraal stond. Daarnaast had Drentsche Aa als doel om met het iBelastingportaal voor inwoners en bedrijven te voldoen aan de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) en voor de toegankelijkheid aan de WCAG-richtlijnen. Dit is succesvol gerealiseerd.

Met de implementatie van het iBelastingportaal en AiBezwaar is het bezwaarproces volledig geautomatiseerd. “Waar we vooral blij mee zijn is de enorme tijdswinst die het oplevert omdat het inboeken niet meer handmatig moet. Dat scheelt de medewerkers zoveel tijd!”. Met AiBezwaar worden bezwaren nu in één handeling ontgrieft, ingeboekt en verwerkt. Dankzij de koppeling met DigiD is veilige authenticatie gewaarborgd en ontvangen inwoners een directe terugkoppeling van de status van hun bezwaar.

De technische implementatie van het iBelastingportaal verliep soepel en volgens de planning. “De begeleiding vanuit PinkRoccade was goed en de contacten waren snel. We hoefden maar te bellen en het werd geregeld”. De grootste uitdaging bleek de koppeling met DigiD. “Het vergde veel afstemming, tijd en snel schakelen, maar met de juiste ondersteuning is dat goed gekomen.”

Hoewel de implementatie goed verliep, ontbrak er nog een duidelijk plan van aanpak. In co-creatie met Drentsche Aa is deze ontwikkeld en in een pilot geïmplementeerd. Inmiddels is er een concreet stappenplan voor volgende implementaties van het iBelastingportaal.

Met de implementatie van iBelastingen en AiBezwaar besparen medewerkers meer dan 80% van hun tijd en ervaren minder werkdruk, doordat handmatig inboeken verleden tijd is. Enkel de fysieke post moet nog handmatig worden ingescand en wordt daarna automatisch ontgrieft en ingeboekt. Bovendien kunnen inwoners hun bezwaren snel, eenvoudig en zelfstandig indienen en inzien.

De samenwerking met PinkRoccade is een goed voorbeeld van co-creatie. Geen standaard traject, maar een project waar afstemming en co-creatie centraal stonden.

Tonnie Vos, Teamleider Belastingsamenwerking bij gemeente Aa en Hunze

‘Er was ruimte om input te geven en signalen te delen, en die werden bovendien snel opgepakt. We voelden ons gehoord en de lijnen waren kort; het voelde echt als samen doen. Zodra ik iets aankaartte, werd er geluisterd en geschakeld.’

Drentsche Aa kijkt uit naar de verdere uitbereiding van het iBelastingportaal. Daarmee wordt het belastingsproces alleen maar eenvoudiger.

Met het iBelastingportaal staat een solide basis. “We onderzoeken welke aanvullende modules de stap naar volledig digitaal belastingbeheer verder versnellen. Want we vinden het belangrijk om als organisatie vooruitstrevend en toegankelijk te zijn voor zowel inwoners als medewerkers.” besluit Tonnie.

Op de vraag of hij nog tips heeft voor andere gemeenten of belastingsamenwerkingen die gebruik gaan maken van het iBelastingportaal, geeft hij gelijk antwoord: “Gewoon doen, ga het gebruiken! Met de goede begeleiding van de PinkRoccade consultants en co-creatie heb je een stevig fundament voor een toekomstbestendig belastingproces.”