Gemeente Vaals introduceert een slimmer, sneller en gebruiksvriendelijker inschrijfproces voor studenten. Dankzij OPENinschrijving kunnen inwoners online documenten aanleveren, een afspraak plannen en hun identiteit digitaal laten controleren. Alleen een korte check bij de balie is nog nodig, waardoor het proces soepeler verloopt en medewerkers minder werk hebben.
Als kleine grensgemeente verwerkt gemeente Vaals jaarlijks een groot aantal inschrijvingen, waaronder veel internationale studenten. De piek ligt in het najaar. Voorheen moesten studenten fysiek aan de balie verschijnen met documenten zoals paspoort en huurcontract. Dat leverde regelmatig incomplete dossiers op en extra werk voor medewerkers.
Marie-José Mans-Jansen, functioneel beheerder bij gemeente Vaals: “Het gebeurde regelmatig dat ze bij de balie niet de juiste informatie hadden aangeleverd. Dan moesten we vanuit de backoffice weer nabellen of wachten op documenten.”
De gemeente zocht naar een gebruiksvriendelijker proces voor inwoners én verlichting van de werkdruk voor medewerkers.
Sinds begin dit jaar gebruikt de gemeente OPENinschrijving. Studenten doen online een digitale identiteitscontrole, leveren documenten aan en plannen een afspraak. Op het gemeentehuis vindt alleen nog een korte identiteitscheck plaats. De inschrijving wordt daarna verwerkt in de backoffice, met behulp van de vooraf ingevulde gegevens.
Marie-José‘Voor de inwoner is dit een heel fijn proces, omdat studenten nu alle informatie vanuit huis kunnen aanleveren. Dat is veel prettiger dan alles bij de balie doen.’
De gemeente koos er bewust voor om te starten met studenten als eerste doelgroep. De implementatie verliep vlot, met goede ondersteuning en weinig technische obstakels. De aanpak geldt nu als pilot voor bredere inzet in de toekomst.
De grootste winst zit nu nog in de dienstverlening aan de inwoner: studenten leveren hun gegevens vollediger aan, waardoor het proces soepeler verloopt. Omdat studenten vaak een eenvoudige inschrijving hebben, is de tijdswinst aan de balie nog beperkt. De echte tijdswinst wordt verwacht tijdens de piekmaanden in het najaar, én zodra de module wordt ingezet voor alle inwoners met complexere inschrijvingen.
Marie-José: “Bij de studenten inschrijvingen zijn het nu nog maar een paar minuten verschil, maar straks in september en oktober gaan we het verschil echt merken.”
Ervaringen uit de praktijk
De eerste ervaringen zijn positief. Studenten vinden het prettig dat ze veel zaken vooraf digitaal kunnen regelen. Medewerkers merken dat de dossiers vaker compleet zijn en er minder hoeft worden na gebeld. Het systeem werkt stabiel en vraagt weinig extra handelingen in de werkprocessen.
Marie-José: “In het begin was het even zoeken, maar inmiddels loopt het goed. We hebben het op de rails. We zijn erg tevreden.”
De gemeente ziet veel potentie in OPENinschrijving, ook voor bredere toepassing. De stapsgewijze aanpak - starten met studenten als pilotgroep - wordt als veilig en doordacht ervaren. Marie-José: “OPENinschrijving is voor ons een mooie toevoeging aan het proces. We hebben het nu eerst met studenten geoefend, daarna stellen we het open voor andere inwoners. Het werkt prettig en bespaart straks echt veel tijd.”
Ook aan de slag?
Wil je als gemeente ook profiteren van deze oplossing en een cruciale stap zetten richting efficiëntere processen? Neem dan gerust contact met ons op via Aniek.deVet@PinkRoccade.nl en kom meer te weten over OPENinschrijving en/of OPENburgerzaken in het algemeen.
Oplossingen die innovatieve selfservicefunctionaliteit bieden waarmee burgers en ketenpartners zelf het werk kunnen doen, 7x24 uur en overal bereikbaar zijn. PinkRoccade Publiekszaken ondersteunt gemeenten bij de transformatie naar de dienstverlening van de toekomst.
Meer over onze Publiekszaken oplossingen‘Wij maken burgerzaken OPEN.’
Aniek de Vet, Productowner OPENburgerzaken
