Op deze website gebruikt PinkRoccade Local Government cookies en vergelijkbare technieken. Dit doen we om de website goed te kunnen laten werken en om te analyseren hoe de website wordt gebruikt. Bovendien voorkomt dit dat je meerdere malen dezelfde gegevens hoeft in te vullen. Zie voor meer informatie onze privacy- en cookieverklaring.
thema
Procesoptimalisatie
App
iDocumentcreatie
#204
Gemeente Nunspeet heeft heel bewust bovenmatig veel aandacht voor het juiste gebruik van documenten binnen alle processen. Er zijn dan ook veel, heel veel eigen documenten in gebruik bij de afdeling burgerzaken. Denk daarbij vooral aan (begeleidende) brieven en opgemaakte e-mails. Logisch want alle uitgaande post wordt administratief juist vastgelegd zowel in het burgerzakensysteem iBurgerzaken als in het zaaksysteem Djuma.
Startmoment voor optimalisatie
De invoering van iDocumentcreatie vormt een logisch startmoment voor de optimalisatiefase in gemeente Nunspeet. Het begon met een grote opschoonactie die bijna een 0,5 jaar duurde. Dat zorgde ervoor dat ⅔ van de eigen documenten met de implementatie van iDocumentcreatie is opgeruimd. Toch zijn er op dit moment 50-60 eigen documenten ingericht en komen er daar de komende periode nog wel een 20-30 bij als we inzoomen op iBegraafplaats, iBijhouding en iOnderzoek.
Cynthia de Joode, applicatiebeheerder bij gemeente Nunspeet‘Punten, komma’s en een paar extra of andere woorden zijn niet langer een reden om eigen documenten te behouden.’
Zet alle documenten over
Daarbij is het belangrijk om alle documenten die ze (willen) gebruiken te verzamelen. Vraag heel bewust aan alle collega's welke documenten overgezet moeten worden voor proces a, b en c. En laat ze daarbij ook kijken binnen andere TDI-programma's, op de zogenaamde Y-schijf en zelfs de eigen computer. En ja, ook dan blijft het natuurlijk belangrijk om te blijven vragen of dat specifieke document echt noodzakelijk is...
Blijf samen optimaliseren
En vraag na een aantal maanden van iDocumentcreatie of de implementatie van een nieuwe proces nog eens hoe het gaat. Want het kan zomaar zijn dat ze alsnog een document buiten iDocumentcreatie gebruiken, bewust of onbewust. Of dat ze een specifiek document steeds een klein beetje moeten aanpassen om wat voor reden dan ook. En dat is natuurlijk zonde, dan is er dus kennelijk nog meer ruimte voor optimalisatie!