Met trots kunnen we zeggen dat het project iZaaksuite succesvol is afgerond. Echt klaar zijn we natuurlijk niet want de Westerkwartier gemeenten zijn kwartiermaker geworden en dat betekent dat we nog veel samen zullen werken en innoveren!
Begin 2017 is het project gestart met het vormen van het plan en het team. De introductie van het zaakgericht werken vond als eerste plaats bij de DIV-teams van de 4 deelnemende gemeenten. Zij zijn er actief bij betrokken want daar had men al ervaring met andere systemen De introductie van het zaakgericht werken voor de rest van de organisatie vond na de zomer van 2017 plaats. De gehele organisatie heeft tot op heden met 16 gedigitaliseerde processen leren werken. Dit aantal groeit verder. Tijdens de implementatie groeit het aantal processen stap-voor-stap met zoveel mogelijk inzet van eigen medewerkers. Dit komt betrokkenheid en draagvlak ten goede.
De kracht van het project bij Westerkwartier is dat zij ervoor gezorgd hebben dat medewerkers stap-voor-stap worden meegenomen in het project. Alles is stap voor stap gedaan en er is niet gepusht bij de medewerkers. Een aantal van de vaste stappen die genomen zijn: intake en analyse, bouwen en testen en aan het einde de training en invoering met de juiste communicatie. De kerngebruikers mochten veel meedenken over de inrichting van de processen in het zaaksysteem. Westerkwartier zorgt er ook voor dat het zaakgericht werken levendig blijft door sessies te organiseren met proceseigenaren en kerngebruikers en door communicatie via posters en het intranet.
Het toekomstbeeld is dat de digitalisering van generieke processen met een dienstverleningskarakter gaan groeien in het zaaksysteem. Wél moeten de processen zich er goed voor leden. Er moet bijvoorbeeld voldoende volume in zitten. Op deze manier krijgen de Westerkwartier gemeenten steeds meer inzicht in status van afhandeling, doorlooptijden en managementinformatie. In de tweede helft van 2018 wordt de medewerkers verder voorbereid op het zaakgericht werken. Medewerkers met een publieksfunctie komen daar in ieder geval voor in beeld. Zij zijn dé centrale vraagbaak voor inwoners en bedrijven en helpen hen met het creëren van inzicht en overzicht.
De dienstverlening naar inwoners en bedrijven zal de voordelen van de digitalisering blijven benutten zonder het persoonlijke karakter te verliezen. Het DNA van de nieuwe gemeenten is dan ook: dichtbij, nuchter en ambitieus.
‘Producten ontwikkelen die het verschil maken, zowel voor de medewerker van de gemeente als voor de burger.’
Jouke Schrover, Managing Director Publiekszaken
