Afgelopen maanden gingen onze projectmanager Rick en consultant Joris het land door. Hun doel: met eigen ogen zien hoe gemeenten omgaan met logging en protocollering. En vooral: laten zien waar het beter kan.
Ze spraken met privacy officers, functioneel beheerders en CISO’s over uitdagingen, versnipperde logging en het gebrek aan overzicht. Maar ook over de groeiende behoefte aan grip, controle en duidelijke verantwoording.
Die gesprekken maken één ding duidelijk. Gemeenten willen vooruit. Van losse logging naar centrale regie. Van verplichting naar inzicht.
Gemeenten moeten continu kunnen aantonen wie persoonsgegevens raadpleegt, waarom dat gebeurt en hoe die gegevens worden verwerkt. Dat vraagt om overzicht. En om controle.
Dagelijks werken medewerkers in burgerzaken, belastingen en het sociaal domein met persoonsgegevens. Die informatie moet betrouwbaar en actueel zijn. Tegelijkertijd worden de eisen rond transparantie, informatiebeveiliging en verantwoording steeds strenger.
Zorgvuldig werken is niet genoeg. Je moet het ook kunnen aantonen.
De verplichting is helder. Gemeenten moeten inzicht geven in wie welke gegevens raadpleegt of wijzigt. En of dat rechtmatig gebeurt. Vooral bij het direct bevragen van de BRP via de BRP API, iNzicht Burgerzaken of iBurgerzaken is protocollering een harde eis vanuit wet- en regelgeving.
Protocollering legt vast wat er gebeurt met persoonsgegevens. Denk aan raadplegingen bij verhuizingen, naamwijzigingen of inschrijvingen.
Dat levert direct waarde op:
Toch zien we in de praktijk vaak hetzelfde probleem terugkomen: logging is aanwezig, maar versnipperd. Gegevens zitten verspreid over verschillende systemen. Daardoor ontbreekt overzicht, kost het veel tijd om informatie boven water te krijgen en blijft de echte waarde van logging onbenut.
iLogboek maakt van losse logging samenhangende informatie. Het geïntegreerde verwerkingsregister voegt context toe aan elke registratie.
Je ziet niet alleen dát iets is gebeurd, maar ook:
Dat maakt logging direct bruikbaar.
Voor privacy officers en beleidsmedewerkers betekent dit sneller verbanden leggen tussen beleid en praktijk. Functioneel beheerders werken met minder losse documentatie en meer overzicht.
Afhankelijk van de situatie en toepassing binnen de gemeente, zijn er twee varianten beschikbaar.
iLogboek AVG
Voor het registreren van het gebruik van persoonsgegevens binnen de Makelaarsuite.
iLogboek voor BRP-bevragingen
Specifiek ingericht voor het direct bevragen van de BRP via de BRP API, iNzicht Burgerzaken en iBurgerzaken.
Door deze centrale aanpak werk je niet langer met losse logbestanden of handmatige registraties, maar vanuit één betrouwbare bron.
Door logging te verrijken met context uit het verwerkingsregister ontstaat een compleet beeld van het gebruik van persoonsgegevens. Dat helpt om risico’s te signaleren, interne controles te verbeteren en gerichte maatregelen te nemen.
Zo wordt protocollering geen verplicht nummer, maar een strategisch instrument.
Met iLogboek krijg je direct grip op het gebruik van persoonsgegevens. Je creëert overzicht, versterkt je verantwoording en bouwt aan vertrouwen richting bestuur en inwoners.
Zijn Rick en Joris nog niet bij jou langsgeweest?
Plan een afspraak en ontdek waar jouw gemeente vandaag nog kan verbeteren. Neem contact op via rick.vanson@pinkroccade.nl of joris.ketelaars@pinkroccade.nl en laat ze met je meekijken. Ze laten je concreet zien hoe je meer grip krijgt op logging en protocollering in jouw organisatie.
‘Gemeenten hebben vaak alle informatie al in huis. Door die samen te brengen, ontstaat grip en regie.’
Joris Ketelaars, Consultant
