Taakspecifieke applicaties maken zaaksysteem deels overbodig
Dit komt voor een groot deel omdat taakspecifieke applicaties voor vergunningen, burgerzaken, belastingen of burgerzaken tegenwoordig ook zaaksystemen zijn . Ze werken hun processen zaakgericht af, waarbij er conform de “spelregels” van processtappen en resultaten wordt gewerkt. Hierdoor is het niet meer benodigd om deze processen in het zaaksysteem te administreren.
Puntoplossingen maken zaaksystemen deels overbodig
Daarnaast zie je steeds meer puntoplossingen ontstaan voor processen die traditioneel in het zaaksysteem ondergebracht werden. Denk hierbij aan puntoplossingen voor het bestuurlijke besluitvormingsproces, meldingen, gevonden en verloren voorwerpen, contractenbeheer, leerlingenvervoer, etc. Ook dit heeft invloed op het gebruik van het zaaksysteem.
Zijn zaaksystemen dan niet meer nodig?
Jawel, maar de rol van het zaaksysteem is aan het veranderen. Zaaksystemen krijgen steeds meer een generiek karakter. Generieke processen worden er in vormgegeven waarvoor de gemeente kiest om geen puntoplossing voor aan te schaffen. Denk hierbij aan tijdelijke subsidies, interne processen, processen waarbij weinig volume qua aanvragen voor zijn of het Klantcontact Centrum.
Kies bewust welke rol het zaaksysteem in jullie organisatie speelt
In de praktijk zien wij nog veel gemeenten die op meerdere paarden wedden bij een uitvraag van het zaaksysteem. Vaak is de gedachte daarbij dat je beter teveel kan vragen dan te weinig. Dat is in mijn ogen verkeerd. Je hebt namelijk een mooie keuze uit diverse zaaksystemen in de gemeentemarkt, met ieder zijn eigen specialiteiten. Kies bewust voor een visie en strategie en dan kom je automatisch uit bij het beste zaaksysteem voor jouw organisatie!
Benieuwd welke strategie PinkRoccade kiest? Neem contact met mij op. Ik ga hierover graag met je in gesprek!
‘Producten ontwikkelen die het verschil maken, zowel voor de medewerker van de gemeente als voor de burger.’
Jouke Schrover, Managing Director Publiekszaken
