Als gemeente wil je kunnen meebewegen met de digitalisering. Documenten moderniseren, slimmer communiceren en aansluiten op hoe inwoners vandaag zaken regelen. Tegelijkertijd wil je zekerheid, geen lange wachttijden en geen systeemuitval als deadlines dichtbij komen. Over de implementatie van iDocument Generator gingen we in gesprek met Ali Hammer-Selles van gemeente Zwartewaterland. Zij vertelt wat de overstap hen in de praktijk oplevert: sneller verwerken, eenvoudiger moderniseren en merkbaar meer rust en tijdwinst richting de deadlines.
De belangrijkste aanleiding voor Zwartewaterland was heel concreet: QR-codes op aanslagen. “Je wilt als gemeente ook mee in het digitale tijdperk,” legt Ali uit. “Maar zodra je daarmee aan de slag gaat kijk je automatisch ook naar het proces erachter.”
De aanslagrun draaide al jaren op dezelfde manier en documentgeneratie was afhankelijk van een externe server die on-premise bij een andere gemeente draaide. Gegevens gingen heen en weer, wat tijd kostte. Bij onderhoud of een haperende verbinding lag het proces stil. Soms moest een complete run opnieuw worden gestart. Dat zorgde voor onrust, zeker in de periode richting de aanslagverzending.
Ook het aanpassen van de aanslag was omslachtig. De opmaak zat in lange HTML-teksten, soms wel 14 pagina’s aan code. Eén kleine wijziging kon betekenen dat regels versprongen of de lay-out scheef liep. Daardoor was moderniseren niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig.
Met iDocument Generator veranderde het werkproces op drie punten.
Stabielere documentgeneratie
Waar documentgeneratie eerder afhankelijk was van een externe server die on-premise bij een andere gemeente draaide, draait die server nu in de Cloud. Dat is stabieler en daarmee is het proces minder gevoelig voor verstoringen zoals onderhoud of verbindingsproblemen.
Word-sjablonen die je zelf beheert
De overstap naar Word-sjablonen betekende een fundamentele verandering. De sjablonen staan nu op een eigen schijf en deze kun je nu eenvoudig zelf in Word aanpassen, zonder gedoe met lange HTML-codes. “In de oude situatie bestond een sjabloon uit wel veertien pagina’s code,” vertelt Ali. “Nu is dit teruggebracht naar drie overzichtelijke pagina’s die je met enige voorkennis eenvoudig aanpast. Gevoel hebben voor hoe velden en codes werken helpt. Maar met uitleg en voorbeelden kom je er snel in”.
QR-code op de aanslag
Zwartewaterland kan nu aanslagen vervaardigen met een QR-code. Hiermee is het betaalproces eenvoudiger geworden en dat zie je terug in het betaalgedrag. Waar inwoners die in één keer betalen dat eerder vaak pas rond de vervaldatum deden, ziet Ali nu dat er al eerder betalingen binnenkomen via de QR-code.
Zwartewaterland had tijdens de implementatie korte lijnen met PinkRoccade. Na de kick-off op 11 september volgde tussen 16 september en 29 september de ombouw. Op 16 oktober vond de overdracht plaats. Een consultant van Pink kwam op locatie om de bestaande lay-outs om te bouwen, toe te lichten en kennis over te dragen. Op 3 november was er nog een kort vragenuurtje voor de laatste vragen.
Na de overdracht kon de gemeente zelf testen en bijstellen. “Er waren wat haken en ogen, maar daar kom je al doende achter”, zegt Ali. Die punten losten ze samen op. “Als ik een mailtje stuurde, had ik vaak dezelfde dag weer een reactie. Dat ging echt heel prettig.”
Daarna bouwde Ali verder aan de ‘moderne look’ en stemde ze af met de printpartner, zodat ook zij konden ombouwen. Eind november werkten zij al met het nieuwe sjabloon. In de periode daarna werden nog uitzonderingen en laatste details in de lay-outs snel doorgevoerd, zodat het nieuwe aanslagdocument op tijd klaar was voor de aanslagrun. Vóór 1 januari was alles voor de gecombineerde aanslag afgerond. Zwartewaterland is ook gelijk aan de slag gegaan met een nieuw modern taxatieverslag.
Het kostte uiteindelijk nog best wat tijd, vooral om de juiste gegevens uit Civision te plaatsen en alle foto’s op de juiste plek te krijgen. Maar gelukkig is ook hiervoor de deadline van eind januari gehaald.
Daarnaast was het belangrijk om voor de andere belastingen dezelfde lay-out te ontwikkelen, zodat ze als gemeente één herkenbaar en professioneel aanslagbiljet gebruiken. “Ook hierbij stond de consultant van Pink direct voor ons klaar en mede dankzij die ondersteuning hadden we ook deze lay-outs ruim op tijd, vóór het einde van januari, helemaal afgerond”, zegt Ali.
De grootste impact werd zichtbaar tijdens bulkverwerking:
Ali Hammer-Selles, gemeente Zwartewaterland‘Het biedt een eenvoudige en efficiënte manier om moderne aanslagen te vervaardigen.’
De ervaring van gemeente Zwartewaterland laat zien hoe iDocument Generator zorgt voor gerichte verbetering in documentgeneratie en zo direct bijdraagt aan meer snelheid, beheersbaarheid en rust tijdens de aanslagrun. Wil je meer weten? Neem dan contact op met Daan Rietjens, Product Owner, via Daan.Rietjens@PinkRoccade.nl of 06 5375 2819.
Er staat je veel te wachten in de komende jaren. Het belastingsysteem decentraliseert en steeds meer burgers verwachten dat je transparant bent. Met onze software iObjecten en Belastingen & Kadaster ben je klaar voor de toekomst.
Ruimte & Omgeving
