De kracht van samen: GBKZ bouwt mee aan gebruiksvriendelijke lokale belastingsoftware

Gemeenten staan voor maatschappelijke en technologische uitdagingen. Door vergrijzing stromen de komende jaren veel collega’s met waardevolle kennis uit, vaak zonder dat die goed is vastgelegd of eenvoudig overdraagbaar is aan collega’s. Tegelijkertijd kost het inwerken van nieuwe medewerkers veel tijd, mede doordat de huidige belastingsoftware omslachtig en weinig intuïtief is. Ook blijkt het binden en boeien van nieuwe medewerkers lastig; veel nieuwe collega’s stromen door of uit. Het gevolg: kennisoverdracht verloopt moeizaam, ziekteverzuim en werkdruk nemen toe.

Mede daarom is bij de ontwikkeling van iBelastingen gekozen voor nieuwbouw. Moderne software die eenvoudiger, logischer en gebruiksvriendelijker is. Maar hoe zorg je dat zo’n systeem écht aansluit bij de praktijk? De sleutel tot succes ligt in het betrekken van gemeenten, belastingsamenwerkingen en experts bij de ontwikkeling. Daarmee worden de kennis en praktijk van de werkvloer direct toegepast bij de software.

Voor GBKZ is het belangrijk dat nieuwe software niet alleen procesmatig klopt, maar ook praktisch werkt voor de gebruikers. Coby en Anita ervaren dat hun inbreng in de co-creatiesessies direct wordt opgepakt. ‘Ontwikkelaars leggen hun ideeën aan ons voor en toetsen of het aansluit bij onze praktijk,’ vertelt Coby. ‘Daardoor zie je dat er echt iets gebeurt met de input. Het gevoel dat je gehoord wordt en daadwerkelijk invloed hebt op de ontwikkeling, geeft energie en motiveert om actief mee te doen.’

Coby Adelaar, GBKZ

‘Het is echt de kracht van de co-creatiegroep dat wij als gebruikers vanaf het begin meedenken. Je ziet dat er iets met je input gebeurt en dat geeft energie.’

Een belangrijk voordeel voor de deelnemers aan de co-creatiesessies is de samenwerking met andere gemeenten en belastingsamenwerkingen. Iedere organisatie brengt eigen ervaringen en uitdagingen in. Waar de een veel te maken heeft met parkeerbelastingen, heeft de ander juist uitgebreide kennis van toeristenbelasting of afvalstoffenheffing. Door die diversiteit te benutten, ontstaan oplossingen die breed toepasbaar zijn en die in praktijksituaties werken. Zo liet GBKZ zien hoe zij een ontvangstbevestiging hadden ingericht, waarna andere gemeenten hun eigen voorbeelden toevoegden. Dat leidde tot teksten die direct bruikbaar waren voor meerdere organisaties. ‘Je leert van elkaar en krijgt ideeën die je zelf niet had bedacht,’ benadrukt Anita. ‘Ook kleine dingen zoals de tekst van een ontvangstbevestiging, maken in de praktijk echt verschil’.

De co-creatiesessies brengen praktijk en techniek samen. Waar ontwikkelaars vaak denken vanuit processen en logica, redeneren gemeenten vanuit de dagelijkse praktijk. Door die twee werelden te verbinden, ontstaan slimme en werkbare oplossingen. Coby: ‘Een concreet voorbeeld bij de ontwikkeling van de module toeristenbelasting is het tonen van de naam van de particuliere verhuurder in plaats van alleen de bedrijfsnaam. Voor ons is dat een belangrijke wens, die dankzij de sessies is doorgevoerd. Zulke verbeteringen lijken klein, maar hebben in de praktijk een grote impact op het gebruiksgemak.’

Bij de ontwikkeling van onze software leggen we veel nadruk op gebruiksvriendelijkheid. Dat betekent bijvoorbeeld minder klikken, meer overzicht, slimme filters en de mogelijkheid om tabellen en schermen naar wens in te richten. Ook is er aandacht voor het inwerken van nieuwe medewerkers. Met instructievideo’s kunnen zij snel zelfstandig aan de slag, zonder dat een collega er dagenlang naast hoeft te zitten om het systeem uit te leggen. Daarmee wordt de belastingsoftware niet alleen efficiënter, maar ook aantrekkelijker om mee te werken voor nieuwe medewerkers.

‘Voor ons staat vast dat we betrokken blijven bij de sessies,’ vertelt Anita, ‘Het is essentieel dat de software meegroeit met onze praktijk en die van andere gemeenten. De eerste modules, zoals toeristenbelasting, staan op het punt om live te gaan en worden in de praktijk verder verfijnd. De co-creatiegroepen zijn namelijk geen tijdelijk project, maar een blijvende manier van samenwerken.

Wil je ook meepraten, meedenken en meebouwen aan de nieuwe standaard in belastingsoftware? Sluit dan aan bij onze co-creatiesessies er ervaar hoe waardevol het is om mee te praten. Neem contact op met Rutger Wolters, Strategisch Product Manager, via rutger.wolters@pinkroccade.nl of 06 1442 3094.