Verkiezingen soepel en foutloos bij gemeenten

Gemeente Montferland streeft naar:

1. Een efficiënt en robuust verkiezingsproces dat fouten tot een minimum beperkt en medewerkers ondersteunt.
2. Een betrokken team dat gemotiveerd blijft en samenwerking aanmoedigt, zodat iedereen, van kernteam tot DT en burgemeester, voelt dat de verkiezingen een gezamenlijke verantwoordelijkheid zijn.

Patrick Kemperman, Specialist Gemeentelijke Dienstverlening en Projectleider Verkiezingen

‘We willen dat iedereen precies weet wat zijn of haar rol is, zodat het proces overzichtelijk blijft en de werkdruk beheersbaar is.’

→ 1. Kernteam en ringstructuur

De gemeente werkt met een kernteam van 4-5 collega’s die verantwoordelijk zijn voor: applicatiebeheer, stembureauplanning, materialen, logistiek en werving van stembureauleden. Daaromheen is een brede tweede ring met andere afdelingen: communicatie, buitendienst, facilitair, GIS en soms finance.

• Flexibele inzet: taken van de kernteammedewerkers kunnen te allen tijde worden overgenomen door mid-office of backoffice medewerkers. Er wordt op deeltaken gerouleerd zodat medewerkers breed inzetbaar zijn, ook binnen het project verkiezingen.
• Heldere coördinatie: wekelijkse overleggen, duidelijke taakverdeling en een spin-in-het-web rol zorgen dat iedereen weet wat er moet gebeuren.
• Burgemeester als ambassadeur: de burgemeester is actief betrokken bij communicatie en opening van centrale tellingen, wat het enthousiasme en de betrokkenheid bij medewerkers en inwoners vergroot.

Patrick Kemperman

‘Iedereen voelt dat dit ons gezamenlijke project is. Het is één team, één taak, en dat maakt het echt motiverend.’

→ 2. VOX-telmethode & centraal tellen

Montferland gebruikt al een aantal jaren tot volle tevredenheid de VOX-telmethode (voorheen Craft Lean methode), een gestructureerde manier van tellen die fouten voorkomt.

• Centraal tellen op de dag ná de verkiezingen in een sporthal vermindert de werkdruk op de verkiezingsavond en voorkomt nachtwerk.
• Kleurcodering (hesjes) maakt duidelijk wie teller, telleider of organisator is, waardoor overzicht en structuur behouden blijven.
• Flexibele schaalbaarheid: het kernteam kan snel uitbreiden met midoffice en frontoffice medewerkers bij piekmomenten.

Patrick Kemperman

‘Door centraal te tellen en de VOX-methode toe te passen, zijn fouten minimaal en medewerkers minder vermoeid. Het proces verloopt strak en overzichtelijk.’

→ 3. Slim scannen & AI voor procesverbalen

Gemeente Montferland heeft het verwerken van procesverbalen geoptimaliseerd:

• Slimme scanners plaatsen documenten automatisch in de juiste map met de juiste bestandsnaam, klaar voor publicatie. Team DIV speelt daarbij een belangrijke rol.
• AI-technologie haalt handgeschreven opmerkingen uit stembureauprocessen en maakt hier automatisch “platte tekst” van voor in het overkoepelende PV, wat uren handwerk bespaart en sneller publicatie mogelijk maakt.
• Veilig en terugvindbaar: alles wordt gecontroleerd, op de juiste manier gelabeld en veilig opgeslagen.

Patrick Kemperman

‘Wat voorheen 2-3 uur kostte, is nu met technologie en AI in een uurtje geregeld. Omdat we onder tijdsdruk werken, scheelt enorm en maakt het proces betrouwbaarder.’

→ 4. Evaluatie en continu verbeteren

Na elke verkiezing wordt het kernteam en de betrokken specialisten geëvalueerd:

• Welke processen kunnen beter?
• Zijn er nieuwe digitale tools of methoden die tijd besparen?
• Hoe kunnen we de werkdruk verder verlagen zonder kwaliteit te verliezen?

Het team is stabiel en ervaren, waardoor kennisopbouw over jaren is gegarandeerd en nieuwe collega’s snel worden ingewerkt.

Patrick Kemperman

‘Dankzij de ervaring van ons team en de jaarlijkse evaluaties verbeteren we continu. Elke verkiezing wordt steeds efficiënter, overzichtelijker en prettiger voor iedereen.’

• Werkdruk en foutenkans worden aanzienlijk verlaagd door centrale telling en de VOX-telmethode.
• Efficiënt scannen en AI zorgt voor snellere verwerking en publicatie van proces-verbalen.
• Teams voelen betrokkenheid en trots: een gezamenlijk project met heldere taken en structuur.
• Continu evalueren en optimaliseren legt de basis voor duurzame verbeteringen bij volgende verkiezingen.

Patrick Kemperman

‘Het centraal tellen, slimme scannen en gebruik van AI hebben ons echt rust en overzicht gegeven. Dat willen we niet meer missen.’

Montferland laat zien dat procesoptimalisatie, digitale tools en mensgerichte betrokkenheid samen een verschil maken:

1. Zet een kernteam neer en verbind daar flexibel andere specialisten omheen.
2. Gebruik een gestructureerde telmethode zoals VOX en combineer dit met centraal tellen.
3. Optimaliseer digitale verwerking: slimme scanners en AI besparen tijd en beperken fouten.
4. Betrek leidinggevenden en burgemeester als ambassadeurs om medewerkers en inwoners te motiveren.
5. Evalueer na elke verkiezing en verbeter: slim leren van ervaringen maakt het volgende proces weer beter.

Laat je inspireren door Gemeente Montferland en breng overzicht, rust en betrokkenheid in je eigen organisatie.

Deel ook jouw best practice en inspireer andere gemeenten.

Deel een best practice