Op deze website gebruikt PinkRoccade Local Government cookies en vergelijkbare technieken. Dit doen we om de website goed te kunnen laten werken en om te analyseren hoe de website wordt gebruikt. Bovendien voorkomt dit dat je meerdere malen dezelfde gegevens hoeft in te vullen. Zie voor meer informatie onze privacy- en cookieverklaring.
thema
Procesoptimalisatie
#216
In Oosterhout stond een relatief nieuw team voor een grote opgave. De organisatie van verkiezingen lag voorheen grotendeels bij één afdeling, het tellen van stemmen was arbeidsintensief en foutgevoelig en tussentijdse verkiezingen zoals de Tweede Kamer zorgden voor extra druk.
Het traditionele proces van lange dagen, stapels papieren en complexe werkprocessen, werkte niet langer. Het was tijd voor verandering.
Tegelijkertijd werkt de Gemeente Oosterhout niet alleen aan nog beter georganiseerde verkiezingen, maar ook aan een betrokken team met actieve burgers en aandacht voor jonge kiezers.
Het doel: een slim proces en enthousiaste deelnemers
Het doel van de gemeente is tweeledig:
- Een gestructureerd, efficiënt verkiezingsproces dat het team ondersteunt en fouten beperkt.
- Betrokkenheid van medewerkers en burgers vergroten, zodat mensen actief willen meewerken, bijvoorbeeld als stembureauleden, en burgers bewust worden van hun met speciale aandacht voor jongeren.
“Door vooraf duidelijk te maken wat iedereen moet doen, blijft het overzichtelijk en laagdrempelig.” - Chantal Martens, Senior/Specialist Burgerzaken bij Gemeente Oosterhout
Oplossing: zo maakt Oosterhout stemmen makkelijker, sneller en leuker
Het team voerde een aantal concrete verbeteringen door:
- Shiftsysteem: stembureauleden werken in ochtend- of middagshifts, waardoor de werkdruk lager is, medewerkers scherp blijven en de bereidheid om deel te nemen groter wordt. ’s Avonds is iedereen aanwezig voor het tellen van de stemmen.
“Iedereen kan van tevoren al aangeven of en wanneer hij of zij beschikbaar is, dat scheelt veel afstemming bij het maken van de planning”- Chantal
- VOX-telmethode (voorheen CRAFT Telmethode): een gestructureerde, stap-voor-stap manier van tellen, waardoor fouten worden beperkt en het proces overzichtelijker verloopt.
- Digitale ondersteuning via Stembureau Manager en iPads: QR-codes op stempassen, digitale trainingen en direct inzicht in aanwezigheid maken het stembureauproces slimmer en gebruiksvriendelijker.
- Samenwerking en rolverdeling: Pink ondersteunt het team met advisering en oplossingen met de verkiezingen in iBurgerzaken, terwijl een functioneel beheerder het proces structureel begeleidt.
“Pink zorgt ervoor dat we kunnen focussen op het inhoudelijke proces, niet op de logistiek.” - Chantal
- Communicatie en betrokkenheid: medewerkers krijgen waardering voor hun inzet, een koffiemoment met burgemeester en secretaris en gecompenseerde werkuren. Burgers en jongeren worden persoonlijk aangesproken door de burgemeester via vlogs en posts.
“We merken dat collega’s veel meer bereid zijn om zich opnieuw aan te melden voor de volgende verkiezing.” - Maurick Janssens, Medewerker Burgerzaken bij Gemeente Oosterhout
Impact: resultaten die medewerkers en burgers raken
De veranderingen hebben direct positieve effecten gehad:
- Het tellen verloopt sneller en met minder fouten.
- Medewerkers blijven gemotiveerd en betrokken, ook voor toekomstige verkiezingen.
- Meer collega’s en burgers willen deelnemen, mede dankzij het overzichtelijke shiftsysteem.
- De communicatie en zichtbaarheid van het verkiezingsproces binnen de gemeente zijn verbeterd, waardoor de betrokkenheid bij stemgerechtigden toeneemt.
- Het team heeft ervaring opgedaan met digitale tools en gestructureerde methodes, wat de basis legt voor verdere innovaties.
“De nieuwe manier van werken maakt dat het een halve dag werk is in plaats van een hele dag, dat maakt het toegankelijker.” - Maurick
Tips van Gemeente Oosterhout voor een motiverend verkiezingsproces
De aanpak van Oosterhout laat zien hoe het combineren van procesoptimalisatie, digitale tools en mensgerichte betrokkenheid leidt tot een efficiënter en enthousiaster verkiezingsproces.
Het zet je tot nadenken over je eigen organisatie: hoe verdeel je verantwoordelijkheden, hoe ondersteun je medewerkers, en hoe maak je participatie laagdrempelig en aantrekkelijk?
Concrete stappen zoals teamshifts, digitale ondersteuning en actieve waardering kunnen het verschil maken tussen een zware dag en een positief, motiverend proces.
Hoe organiseert jouw gemeente de aankomende gemeenteraadsverkiezingen slimmer, hoe motiveer jij medewerkers en betrekt je burgers? Laat het ons weten en inspireer ook een andere gemeente met jouw case.