Op deze website gebruikt PinkRoccade Local Government cookies en vergelijkbare technieken. Dit doen we om de website goed te kunnen laten werken en om te analyseren hoe de website wordt gebruikt. Bovendien voorkomt dit dat je meerdere malen dezelfde gegevens hoeft in te vullen. Zie voor meer informatie onze privacy- en cookieverklaring.
thema
Procesoptimalisatie
#217
Hoe slimme keuzes achter de schermen zorgen voor minder werkdruk en tevreden inwoners
De verkiezingen komen dichterbij, de druk loopt op en ineens lijkt alles tegelijk te gebeuren. Mutaties stapelen zich op, vragen van inwoners nemen toe en collega’s aan de balie proberen het hoofd boven water te houden.
Bij de Gemeente Beuningen is de verkiezingstijd niet anders. Met een klein verkiezingsteam en een organisatie die al belast is, werd steeds duidelijker: zo houden we de organisatie van de verkiezingen niet werkbaar.
Juist doordat een nieuwe applicatiebeheerder zonder een “zo doen we het al jaren”-bril instapte, ontstond ruimte voor verbetering. Niet door grote systeemwijzigingen, maar door kritisch te kijken naar het dagelijkse werk: waar ontstaan pieken, waar gaat het mis en wat kan eenvoudiger?
Het resultaat: een verkiezingsproces dat rust brengt, vragen voorkomt en collega’s ondersteunt, en dat met relatief kleine ingrepen.
Het doel: overzicht, rust en duidelijkheid voor iedereen
Gemeente Beuningen had één duidelijke ambitie: verkiezingen organiseren op een manier die werkt voor medewerkers en inwoners.
Concreet betekent dat:
- Geen onnodige piekdruk vlak voor belangrijke momenten in het verkiezingsproces.
- Minder vragen van inwoners die vooraf kunnen worden beantwoord met een heldere uitleg.
- Medewerkers aan de balie die zich zeker voelen en weten wat er van hen verwacht wordt.
Laura Sepers, Functioneel Applicatiebeheerder Publiekszaken‘Je merkt pas hoeveel energie het kost als alles in één keer binnenkomt. Dat wilden we structureel anders aanpakken.’
Oplossing: 4 verbeteringen die direct effect hebben
Door het proces stap voor stap onder de loep te nemen, voerde het team vier slimme verbeteringen door: allemaal eenvoudig toe te passen, ook in andere gemeenten.
- Mutaties niet opsparen, maar spreiden
In plaats van mutaties pas laat of in één grote bulk te verwerken, worden deze nu structureel tussentijds opgehaald. Gemiddeld twee keer per week.
Het effect? Geen verrassingen meer vlak voor kandidaatstelling en geen plotselinge werkpieken.
‘Je houdt grip op het proces. Het werk blijft klein en overzichtelijk.’
- Altijd duidelijke uitleg bij stempassen
Inwoners kregen voorheen soms alleen een stempas op de mat, zonder context. Dat leidde tot verwarring en extra vragen.
Nu ontvangen inwoners altijd een heldere begeleidende brief, afgestemd op de situatie: bij volmacht, vervanging of losse mutaties. Deze brieven zijn gestandaardiseerd en herbruikbaar.
‘Sindsdien krijgen we er nauwelijks nog vragen over. Mensen weten precies wat ze ontvangen en waarom.’
- Slim omgaan met ondersteuningsverklaringen
Ondersteuningsverklaringen vroegen eerder veel tijd aan de balie, met lange afspraken en handmatige controles.
Door digitale ondersteuning en automatische checks, zoals kiesgerechtigheid, wordt dit proces nu aanzienlijk versneld.
‘Wat het systeem kan doen, hoeft de medewerker niet meer uit te zoeken. Dat scheelt tijd én frustratie.’
- Medewerkers meenemen in het hele verhaal
Elke verkiezing start met een duidelijke instructie voor medewerkers aan de voorkant. Van aanvraag stempas tot belangrijke data en aandachtspunten.
Alles is vastgelegd, zodat collega’s altijd kunnen terugvallen op de instructie.
‘Dat haalt druk weg bij de balie en zorgt voor meer vertrouwen bij medewerkers.’
Impact: minder vragen, meer rust en betere dienstverlening
De veranderingen zijn direct merkbaar:
- Werkdruk is beter gespreid en beter voorspelbaar.
- Medewerkers voelen zich zekerder en beter voorbereid.
- Het aantal vragen van inwoners is sterk afgenomen.
- Balieafspraken verlopen sneller en efficiënter.
- Kennis over verkiezingen is breder verankerd in de organisatie.
Laura Sepers‘Het voelt niet meer als overleven richting op een verkiezingsdag, maar als een beheersbaar proces.’
Wat andere gemeenten kunnen leren
Gemeente Beuningen laat zien dat je verkiezingen niet per se groter of ingewikkelder hoeft te organiseren om het beter te maken. Vaak zit de winst in:
- Durven loslaten van oude routines.
- Werk verdelen in de tijd, in plaats van alles tegelijk.
- Investeren in duidelijke communicatie vóórdat vragen ontstaan.
- Medewerkers actief meenemen en ondersteunen.
Andere gemeenten met een klein team kunnen hier veel uit halen. Kleine aanpassingen maken een groot verschil: voor de organisatie en voor de inwoner.
Hoe zorg jij ervoor dat verkiezingen werkbaar blijven in jouw gemeente? Welke stap kun jij morgen al zetten om meer rust en overzicht te realiseren?
Deel ook jouw best practice en inspireer andere gemeenten.