Hoe Gemeente Geldrop-Mierlo grip houdt op verkiezingsdag

De gemeente werkt vanuit drie heldere doelen: 

• Continu overzicht tijdens de verkiezingsdag, zodat tijdig kan worden bijgestuurd. 
• Een sterk en stabiel stembureau, met goed voorbereide voorzitters en tellers. 
• Een prettige ervaring voor medewerkers, zodat zij zich betrokken voelen en graag terugkomen. 

‘Je moet niet denken dat je alles zelf moet doen. Juist door taken goed te verdelen, wordt het werk beter en leuker.’

1. Werken met een brede projectgroep 

Geldrop-Mierlo werkt met een vaste projectgroep verkiezingen, waarin meerdere disciplines zijn vertegenwoordigd: Burgerzaken, communicatie, buitendienst, gebouwenbeheer, griffie en bodes. 

Waar vroeger één projectleider alles aanstuurde, zijn nu duidelijke werkgroepen verantwoordelijk. Hierdoor weten collega’s wat ze moeten doen, vinden ze elkaar sneller en ontstaat er minder afhankelijkheid van één persoon. 

2. Twee voorzitters per stembureau 

Op elk stembureau werkt een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter, beiden ambtenaar en gelijkwaardig opgeleid. 

• De voorzitter bewaakt het proces. 
• De plaatsvervangend voorzitter ondersteunt en leert mee. 

Zo wordt kwaliteit geborgd en ontstaat er een natuurlijke doorstroom van nieuwe voorzitters. Veel ervaren voorzitters vinden het vooral leuk om een collega op te leiden. 

‘Het voelt echt als ‘hun’ stembureau. Die betrokkenheid wil je hebben.’

3. Extra tellers en de VOX-telmethode 

Geldrop-Mierlo telt decentraal, maar wel met een slimme inrichting: 

• Extra tellers per locatie (minimaal vier, bij grotere bureaus zelfs zes). 
• Heldere rolverdeling tussen proces en telling. 
• Werken volgens de VOX-telmethode, met een extra instructiemoment vlak voor de verkiezing. 

Dit zorgt ervoor dat tellen beheersbaar blijft en stembureaus niet onnodig lang door hoeven te werken. 

4. Realtime inzicht met Stembureau Manager Live 

Sinds de inzet van SBM Live heeft de backoffice zicht op: 

• Het aantal uitgereikte stembiljetten 
• De voortgang per stembureau 
• Mogelijke knelpunten in de loop van de dag 

Daardoor verdwijnen onzekerheden, zoals: “Hebben we nog genoeg stembiljetten?”, en kan de backoffice gericht ondersteunen. 

‘Je ziet precies wat er gebeurt. Dat geeft rust, ook als iemand denkt dat hij bijna door zijn voorraad heen is.’

5. Zorg voor mensen, niet alleen voor processen 

Pauzes zijn vrij in te delen, voorzitters mogen hun team zelf organiseren en medewerkers worden actief gestimuleerd om tussendoor even weg te gaan. 

Na afloop is er ruimte om samen na te praten, met iets te eten of drinken. Dat zorgt voor verbinding en een sterk groepsgevoel, sterker zelfs dan bij menig personeelsuitje. 

De aanpak van Gemeente Geldrop-Mierlo levert duidelijke resultaten op: 

• Meer grip en rust tijdens de verkiezingsdag. 
• Goed voorbereide voorzitters die verantwoordelijkheid nemen. 
• Snellere afhandeling zonder extreme werktijden. 
• Een sterke pool van ervaren en nieuwe voorzitters. 
• Medewerkers die zich gezien voelen en graag opnieuw meedoen. 

De klassikale instructiebijeenkomsten worden vrijwel altijd volledig bezocht, een teken dat mensen het belangrijk vinden om goed voorbereid te zijn. 

Gemeente Geldrop-Mierlo laat zien dat verkiezingen beter lopen als je ze ook echt als project organiseert, dus: 

• Werk met vaste projectgroepen en duidelijke verantwoordelijkheden. 
• Leg eigenaarschap neer bij de juiste teams. 
• Investeer in voorzitters en geef ruimte om te leren en te groeien. 
• Gebruik digitale middelen om realtime inzicht te houden. 
• En misschien wel het belangrijkste: zorg goed voor je mensen. 

Welke stap zet jij vandaag om meer rust en overzicht aan te brengen in jouw verkiezingsproces?

Deel ook jouw best practice en inspireer andere gemeenten.

Deel een best practice