De volgende stap in papierloos werken: digitaal ondertekenen

Bij de intake van het proces ‘Inschrijving’ werkt de frontoffice van gemeente Helmond volledig papierloos. Er rolt geen blaadje meer uit de printer: alle documenten worden digitaal ingezien en ondertekend. De balie is uitgerust met een digitale checklist, een Oribi-scanner én een tablet waarop de inwoner zijn handtekening zet onder de verklaring onder ede. Gemeente Helmond behandelt jaarlijks ongeveer 800 eerste inschrijvingen op deze manier. 

Doordat ondertekenen nu digitaal gebeurt, hoeft de gemeente geen documenten meer te printen, ondertekenen en weer in te scannen. Het digitaal ondertekende bestand wordt direct als origineel opgeslagen in de zaak. Dat scheelt tijd, vermindert foutgevoeligheid én verhoogt de kwaliteit van het dossier.

De verhuizing naar een nieuwe locatie was voor de gemeente hét moment om papierloos werken verder door te voeren. Theo Daniels, functioneel beheerder, vertelt:

‘Deze stap past perfect bij onze ambitie. We maken het proces makkelijker voor de medewerker én beter voor de inwoner.’

Binnenkort zet de gemeente ook bij processen binnen iNationaliteit de digitale handtekening in. Bij naturalisaties en optieverzoeken kan de inwoner straks in één keer akkoord geven op alle documenten. Eén handtekening is dan voldoende. Dat levert een flinke papierbesparing op én versnelt het proces.

Gemeenten die werk maken van papierloos werken of een digital-first aanpak kunnen eenvoudig kennismaken met deze werkwijze. Mail consultant Daan van Hooft via daan.vanhooft@pinkroccade.nl voor een demonstratie. Hij laat zien hoe deze aanpak ook binnen jouw organisatie toepasbaar is en brengt je desgewenst in contact met gemeente Helmond.