Behoud extra controle met bevestigingsbrief verhuizing

thema Procesoptimalisatie

App iVerblijf & Adres

#32

Optimaliseer het gebruiksgemak

Geef gebruikers het vertrouwen dat zij zelf de macht hebben over het proces. Creëer bijvoorbeeld overzicht, maak processen zo eenvoudig en doorzichtig mogelijk. Gemak ontstaat bijvoorbeeld door het voorinvullen van bekende gegevens; prefill. Geef daarnaast aan de gebruikers aan dat het mogelijk is om later wijzigingen door te voeren en dat fouten hersteld kunnen worden. Dit alles geeft vertrouwen en dat verlaagt de drempel voor het gebruik.

Behoud extra controle met bevestigingsbrief verhuizing

Nadat de verhuizing succesvol automatisch is verwerkt is het wenselijk om hiervan een bevestigingsbrief te versturen naar het ‘nieuwe adres’. Dit kan eenvoudig als batch binnen iVerblijf & Adres via het proces ‘Afhandelen bevestiging verhuizing’: Binnen dit proces zie je direct een overzicht van de verwerkte verhuizingen die de afgelopen periode. Daarbij zie je in een oogopslag wat voor een soort verhuizing het is geweest; binnengemeentelijke of intergemeentelijk. En hoe deze verhuizing verwerkt is; automatisch (groen) of handmatig. Je selecteert eenvoudig de verhuizingen waarvan je een standaardbrief wilt aanmaken. iVerblijf & Adres zal in één document alle brieven onder elkaar generen zodat deze direct samen geprint kunnen worden om te versturen; batchverwerking. Deze processtap biedt de medewerkers de gewenste extra zekerheid. Want de bewoners van het ‘nieuwe adres’ zullen zeker aan de bel trekken als er iets niet klopt.

Waarom dit werkt

De gebruiksvriendelijkheid van een systeem kent een aantal aspecten, waaronder de ‘controleerbaarheid’. Dit is de mate waarin de gebruiker de baas is over het systeem of het proces, in plaats van het omgekeerde. De mate waarin fouten kunnen worden rechtgezet, of waarin een gebruiker verder kan navigeren, dragen hieraan bij. Door dit vertrouwen te geven aan de gebruiker neem je onzekerheid weg. Daarmee wordt de drempel voor het gebruik verlaagd.