Gemeente Amsterdam & iBurgerzaken: hoe staat de implementatie er nu voor?

Aanleiding aanbesteding & kick-off

In september 2020 ontvingen wij van gemeente Amsterdam de aanbestedingsleidraad ‘vervangen burgerzaken oplossing’. Vervolgens is in februari 2021 de handtekening onder het contract gezet. Na de ondertekening zijn we snel aan de slag gegaan én is er voor elk deelproject een kick-off geweest. De centrale kick-off was online te volgen voor alle geïnteresseerden medewerkers van de gemeente Amsterdam en daarna zijn er ook nog losse kick-off sessies geweest voor de deelprojectgroepen. Vervolgens zijn de voorbereidende fases van start gegaan waarin de projectplanning, opleidingen en IP plannen zijn opgeleverd én goedgekeurd.

Referentiebezoek aan gemeente Amersfoort

Op 1 april zijn en aantal medewerkers van de gemeente Amsterdam op bezoek geweest bij gemeente Amersfoort. Zo konden de medewerkers van gemeente Amsterdam in de praktijk zien hoe het werken met iBurgerzaken verloopt. Als referentiegemeente is er bewust voor gemeente Amersfoort gekozen omdat zij ook in de coronaperiode zijn overgestapt naar iBurgerzaken. Na ontvangst in Amersfoort werd de groep opgesplitst in 3 groepen: burgerlijke stand, inloop en projectorganisatie. Alle 3 de groepen hadden dezelfde insteek: wat is de ervaring van gemeente Amersfoort? Wat zijn de mogelijkheden van iBurgerzaken? Welke tips en tricks zijn er? Wat kan Amsterdam van Amersfoort leren? Met deze opgedane kennis wordt er een enthousiaste boost aan het vervolgtraject gegeven!

Mijlpalenplanning vervanging Burgerzaken

Om de overgang naar iBurgerzaken goed te laten verlopen, is er een ‘Mijlpalenplanning Vervanging Burgerzaken’ opgesteld. In dit schema is per deelproject te zien wat er welke maand gedaan moet worden én er wordt in weergegeven wat in mei gereed, lopend óf nog niet gestart is. Bekijk de planning hieronder (klik op afbeelding om te vergroten).

Centrale sessie over de voortgang

Donderdag 20 mei vond er bij gemeente Amsterdam een centrale sessie via MS Teams plaats waar het projectteam de collega’s van gemeente Amsterdam heeft bijgepraat over de voortgang van de implementatie. Ter opening van deze centrale sessie is een animatievideo gemaakt, die in een paar minuten laat zien hoe het er nu voor staat. Bekijk de video hieronder!

4 deelprojecten

Om de implementatie in goede banen te lijden zijn er 4 grote deelprojecten, die allemaal hun eigen verantwoordelijkheden hebben:

1. Techniek: Verantwoordelijk voor de installatie en technische inrichting van iBurgerzaken in de cloud, de koppelingen naar de gemeentelijke BRP, de diverse Landelijke Voorzieningen en de op te leveren koppelingen.
2. Implementatie: Verantwoordelijk voor het uitvoeren van het migratieplan. Daarnaast borgen ze de audit rail en voeren ze testen uit in de separate migratie-omgeving. Dit gaat door tot er voldaan is aan alle eisen van juistheid, volledigheid en bruikbaarheid. Om hieraan te voldoen heeft PinkRoccade Publiekszaken een speciale programmatuur ontwikkeld, die gericht is voor de migraties van de oude leverancier naar iBurgerzaken.
3. Medewerkers: Verantwoordelijk voor de inrichting van de nieuwe software en daarnaast zorgen zij ervoor dat er draagvlak wordt gecreëerd bij de gebruikers én de beheerders voor de nieuwe werkwijze. Daarnaast is het ook hun verantwoordelijkheid dat de medewerkers en beheerders goed worden opgeleid.
4. Communicatie: Verantwoordelijk om alle betrokkenen en stakeholders tijdig én goed te informeren over de voortgang van de implementatie. Ook over de communicatie na livegang worden plannen gemaakt.

Introductiesessies Stadsloketten, procesdagen & opleidingen

In april en begin mei konden alle stadsloketmedewerkers van gemeente Amsterdam die met iBurgerzaken gaan werken een introductiesessie volgen. Zij kregen een ‘sneak preview’ van iBurgerzaken: hoe ziet iBurgerzaken eruit en hoe zien de processen eruit? Vervolgens stonden de procesdagen op de planning waar alle processen van burgerlijke stand tot aan iNationaliteit besproken en doorgenomen zijn. Amsterdamse medewerkers van diverse afdelingen én disciplines keken naar de processen voor gemeente Amsterdam in iBurgerzaken en besproken hoe deze ingericht moeten worden.

Ook wordt er hard gewerkt aan een opleidingsplan, vanaf augustus krijgen 350 medewerkers van de gemeente Amsterdam een iBurgerzaken training.

Neem gerust contact op

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen of opmerkingen? Neem dan contact op met Ruby Monde via: Ruby.Monde@PinkRoccade.nl