In veel gemeenten verloopt aanvullende communicatie nog via e-mail. Een medewerker stuurt een bericht, de inwoner reageert met een bijlage, die belandt in Outlook, wordt opgeslagen, doorgestuurd en handmatig toegevoegd aan het dossier.
Het werkt maar iedereen die in een gemeente werkt weet: juist dit soort momenten bepalen hoe inwoners de dienstverlening ervaren. Precies daar liggen ook de kansen om het verschil te maken.
“Backoffice-medewerkers sturen nu allemaal mailtjes. Inwoners mailen weer terug, met bijlagen in Outlook, die vervolgens handmatig in dossiers moeten worden verwerkt.” - Engelbert Wijnhoven, Manager Product Innovatie Publiekszaken
Gemeenten zoeken daarom niet nog een los kanaal of oplossing, maar een structurele verbetering.
Binnen OPENburgerzaken is OPENtaken ontwikkeld vanuit deze praktijk. Niet als een taakoplossing, maar als een integraal onderdeel van Burgerzakenprocessen.
Met OPENtaken communiceert de medewerker rechtstreeks vanuit de applicatie met de inwoner. Ontbreekt er nog iets bij een verhuizing, huwelijk of adresonderzoek? Dan wordt er een taak gestuurd die gekoppeld is aan het proces en het dossier. De inwoner ontvangt dit bericht veilig en persoonlijk in zijn eigen omgeving en kan daar direct op reageren.
Geen losse e-mails meer, geen bijlagen in inboxen en alles blijft bij elkaar.
Het echte verschil zit in de manier van werken. OPENtaken maakt proactieve communicatie mogelijk. De gemeente wacht niet tot een aanvraag vastloopt, maar begeleidt de inwoner actief.
Dit geldt voor uiteenlopende processen, zoals: verhuizing, huwelijk, adresonderzoek, naturalisatie, persoons- en correctieverzoeken, emigratie en controle briefadres.
Voor inwoners betekent dit duidelijkheid en rust, voor medewerkers overzicht en grip.
OPENtaken sluit aan op MijnServices en de MijnOmgeving, en maakt gebruik van Common Ground-standaarden. Taken, zaken en objecten worden via gestandaardiseerde bouwblokken ontsloten richting inwoners.
Belangrijk daarbij: het portaal zelf is niet leidend. De MijnOmgeving kan bij de gemeente staan of elders. De kracht zit in de standaarden en de samenhang.
Engelbert Wijnhoven‘Je hebt niets aan een portaal als je het niet kunt koppelen aan de data en processen erachter.’
OPENtaken zorgt ervoor dat communicatie geen losse laag is, maar verbonden blijft met het gemeentelijke informatielandschap.
Veel gemeenten zijn inmiddels gestart in test- en demo-omgevingen. Niet omdat alles al perfect en klaar is, maar omdat de richting helder is: minder versnippering, meer samenhang.
OPENtaken laat zien dat Common Ground geen abstract programma hoeft te zijn. De verandering begint in de dagelijkse praktijk van Burgerzaken, daar waar medewerkers en inwoners elkaar echt ontmoeten.
De grootste winst zit niet alleen in techniek, maar in vertrouwen en overzicht. Voor de medewerker die grip houdt op het werk en voor de inwoner die weet waar hij aan toe is.
‘Dit gaat de grootste verandering zijn voor medewerkers die nu zo werken.’
Gemeenten die vandaag starten met OPENtaken zetten een concrete stap richting proactieve communicatie en een samenhangend Common Ground-landschap.
Engelbert vertel je graag meer over wat OPENtaken voor jouw gemeente kan betekenen. Neem contact op en leer hoe je taken, dossiers en communicatie samen kunt brengen.
‘Optimaliseren van processen dankzij innovaties met klanten en partners.’
Engelbert Wijnhoven, Innovatie Manager
