Direct naar de content
icon search white
Gemeente Enschede

Foutenvrij werken en kortere wachtrijen door de werkplekscan

1 oktober 2018
writing-1149962.jpg
Balies 14 met een werkplekscan
Co-creatie 3 organisaties
Bijna 160.000 Inwoners

Gemeente Enschede heeft in september een proof of concept (PoC) uitgevoerd met de A4-werkplekscan van Oribi. Deze scanner zorgt ervoor dat documenten direct in het dossier in iBurgerzaken terecht komen. De testen zijn door alle partijen als zeer succesvol ervaren, de belangrijkste reden voor de tevredenheid: tijdbesparing voor medewerkers doordat overbodige stappen worden weggenomen.

Een schoolvoorbeeld hoe je techniek kunt inzetten om processen lean te maken

De testen zijn uitgevoerd in Enschede in samenwerking met de gemeente, Oribi en PinkRoccade Publiekszaken. Rob Melenhorst, projectmanager bij de gemeente Enschede, legt uit: “De reden om deze PoC te laten uitvoeren is dat we wachtrijen bij de ‘algemene scanners’ willen voorkomen. Om onze burgers niet te laten wachten maken we nu soms zelfs de keuze deze documenten later door een andere medewerker te laten scannen en toe te voegen. Wij vinden het echter belangrijk om overbodige stappen uit het proces te halen. Via de werkplekscanner staan de juiste documenten direct in het juiste dossier.” “En het gaat verder...”, vult Dylan Kusters, Product Owner bij PinkRoccade, aan: “Tijdens de volgende release (2.15) zorgen we dat de documenten niet alleen in het juiste dossier staan, maar ook meteen op de goede plek in het proces. Dan kan een medewerker een akte uitprinten, direct laten ondertekenen en deze inscannen op zijn werkplek. En dan staat deze direct op de juiste plek in het proces in iBurgerzaken.” Rob voegt toe: “Dan gaan wij ook meteen live! Het concept is meer dan bewezen, de functionaliteit doet precies wat we hopen. En vanaf 22 oktober gaat het ons veel tijd besparen.”.

Door co-creatie het beste resultaat

Rob Melenhorst vertelt: “De samenwerking heb ik als uitstekend ervaren. Ik heb zowel PinkRoccade als Oribi uitgenodigd in Enschede, op die manier was er goede focus. De kennis en kunde is bij beide partijen zodanig dat alles meteen tot een oplossing heeft geleid. Dat draagt bij aan de succesvolle PoC.”. Ook Chino Klaverweide-Lorteije, marketing en sales director bij Oribi, deelt zijn ervaring: “De gemeente Enschede is bijzonder innovatief. En we breiden onze samenwerking met PinkRoccade hiermee verder uit door doorlopen gezamenlijk te blijven innoveren.”.

Deel via: